De fleste små virksomhedsejere er begravet i e-mail. Dette er afskrækkende, da de ikke altid får svar på de vigtige. Forretnings etikette antyder, at hver e-mail skal besvares inden for 24 timer.
At lade meddelelser gå ubesvaret længere end dette kan have en dybtgående negativ indvirkning på forhold i deres forretning. Afsenderen er bekymret for, at e-mailen ikke blev modtaget, eller et "nej svar" betyder et negativt svar. I mange tilfælde betyder det ingen af disse ting.
$config[code] not foundKorrekt email etikette er kritisk, fordi virksomhedernes formue stiger og falder med de økonomiske tider. Du møder de samme mennesker på vej op, som du møder på vej ned. Med andre ord, i dag har du brug for noget fra mig og i morgen har jeg brug for noget fra dig. Hvis jeg aldrig returnerede din email, da du havde brug for mig, hvad synes du, når rollerne vender tilbage?
10 måder at svare på en oversvømmelse af e-mails på en dag
Sådan svarer du på alle e-mails inden for 24 timer, især på en travl dag.
1. Brug Auto Responders
Opret et automatisk svar fra dit e-mail-system, der meddeler afsendere, hvor lang tid det tager i gennemsnit at svare på e-mail. Ved at indstille denne forventning ved afsenderen, at deres email blev modtaget, og ca. når de vil høre fra dig. Det vigtigste er at holde fast ved den lovede tidsramme, når du svarer.
2. Vær kort
Må ikke svare med en roman eller noget, der skal siges i et personligt telefonsamtale eller i personens samtale. Ved at holde svar på et par ord eller en enkelt sætning tager det mindre tid. Husk, det bliver også sværere at læse lange email svar på smartphones.
3. Bed om nummererede spørgsmål
Dette gør det meget nemmere at svare, hvor du kan kopiere spørgsmålene fra e-mails og reagere kort på hver enkelt.
4. Frister
Kig efter en tidsramme, hvor der forventes et svar. Sæt derefter en opfølgning på denne dato for at overveje svaret på det tidspunkt. Placer email i bestemte mapper til forskellige kategorier eller kunder.
5. Fik det, senere
Hvis du ikke har tid til at svare på det nu. Skriv "Fik det, vil svare". Faktisk kan dette opsættes som et snit med et par streger på dit skrivebord eller den håndholdte enhed. Disse tekstudvidelser kan spare meget tid. Så sæt en opfølgning, så du kan svare senere.
6. Tilføj ikke til messen
Glem alt. Dette tilføjer blot en anden email til en anden til at læse.
7. Hold ondt ud
Aldrig svar, når du er sur. Det brænder meget energi og kan få utilsigtede dårlige konsekvenser. Hvis du skal udtrykke dig selv, skal du skrive et svar til dig selv og læse det 24 timer senere, før du overvejer at sende det til den tilsigtede modtager. Telefon eller personligt samtaler er altid mere produktive end vrede e-mails.
8. Sluk meddelelser
Indstil bestemte tider i løbet af dagen, du kan faktisk fokusere på at besvare e-mails uden multitasking. Du vil opnå meget mere og være effektiv.
9. Brug regler og mapper
Opsæt regler inden for dit postsystem, så specifikke e-mails med bestemte titler går ind i specielle mapper, så du kan gennemgå dem først eller inden for en fastsat tidsramme. Dette forhindrer dig i at se på en monolitisk indbakke, som kan være overvældende.
10. Plan for fremtiden
Mange e-mail-programmer giver dig mulighed for at planlægge for fremtiden. Svar nu og få systemet til at sende det senere.
At kommunikere effektivt rettidigt er altid den bedste måde at opbygge forholdskapitalen, som du har brug for til din virksomheds succes, og vil hjælpe dig med at besvare en oversvømmelse af e-mails på en dag.
Udgivet med tilladelse. Original her.
Håndlavet Soap Photo via Shutterstock
11 kommentarer ▼
