Forretningsaktiviteter udføres i stigende grad via online møder.
Udstyr er på samme tid både lettere at bruge, med sømløse integrationer og mere sofistikerede og kraftfulde funktioner. Selv personer i transit kan trække over til et hvilested eller finde et roligt sted og deltage i en onlinekonference fra deres smartphones bekvemmelighed.
Business Webkonference-løsninger er billige, ofte fra $ 20 per måned op til $ 40 pr. Måned for en funktionsrig servicepakke. Ifølge en tabel fra Getvoip.com, en web-kommunikationsrådgiver, vil de fleste forretnings-VoIP-telefonudbydere endda tilbyde webkonference-løsninger som en tilføjelse til et månedligt gebyr, der spænder fra $ 5 pr. Måned til $ 15 pr. Måned.
$config[code] not foundWebkonferencer kan være en åbenbaring - eller et stort spild af tid for nogle organisationer, hvis de ikke implementeres korrekt. De teknologiske vidundere vil være værdiløse, hvis webbaserede møder er uorganiserede, for lange, for korte, meander eller på andre måder er ineffektive og ineffektive. Med andre ord skal attributterne til et godt møde, der afholdes, når alle er i samme mødelokale, opretholdes så godt som muligt i et webkonferenceformat.
SyberWorks 'Mary Polley-Berte tilbød en udtømmende liste over webkonferencer tips. Her er nogle af hendes forslag til at gøre dine webkonferencer til en succes:
- Vær meget forsigtig i produktion af PowerPoint dias. De skal være overbevisende og on-point.
- Har en "go-to" person hvem er det centrale fokus ved tilrettelæggelsen af mødet.
- Lad deltagerne vide hvad vil blive behandlet under mødet.
- Repetér og test præsentationen før mødet.
- Generelt, sørg for at alle involverede i at køre webkonferencen er bekendt med den teknologi, der skal bruges.
Nogle af Polley-Berts efterfølgende forslag - der er 23 flere - er meget nyttige. Grunden er, at webkonferencingsteknologien stadig er i sine tidlige stadier, men nøglerne til at bruge den i vid udstrækning og effektivt er baseret på gammeldags sans.
CIOs Esther Schindler dækker nogle af de samme områder som Polley-Berte. Men hendes unikke spin og indsigt gør hendes tanker til en anden værd at læse.
Schindler antyder, at afsendelse af oplysninger forud for en telekonference er vigtigere end at gøre det til et internt møde. Grundregler er vigtige på grund af web teleconferences art. Hun tilføjer, at tæt kontrol er et must. Personer, der deltager i webkonferencer, er ansvarlige over for alle distraktioner af et hjemmekontor eller Starbucks. Derfor er mental disciplin enormt vigtigt.
Det er også vigtigt at ikke falde i bytte til synden "ude af syne, ude af sindet". I hybride møder - hvor de fleste mennesker er på et sted, men betydelige tal går fjernt - er der en tendens til at glemme de, der ikke er i rummet. En struktureret tilgang til proceduren er et vigtigt skridt i at forhindre dette.
Humbolt State University, i et ubearbejdet stykke, ser på webkonferencer fra ugen før, under og dag efter udsigtspunkter. Der er flere forslag til hver tidsperiode. Her er de øverste fra hver:
- Før: Forvent sandsynlige deltager spørgsmål og udarbejde svar; give en dagsorden og skabe en klar forståelse af konferencens mål.
- Under et tørt løb: Brug de computere, der skal bruges under arrangementet for at sikre, at de har den rigtige software og fungerer korrekt; inkludere alle højttalere og moderatorer i det tørre løb, så alle ved hvad der skal gøres.
- Sessionsdagen: Brug en detaljeret dagsorden Start online session 30 minutter før arrangementet.
- Under sessionen: Invitere deltagere til at introducere sig via chat, tjener det dobbelte formål at gøre dem bekendt med teknologien og holde dem engageret; Kør igennem dagsordenen og lav en god check.
- Efter sessionen: Gennemgå enhver optagelse som en måde at forbedre i alle aspekter ved at køre en webkonference; Send et link til optagelsen, hvorfra deltagere og andre kan have gavn.
Dr. Tony Karrer på eLearning Technologies tilbød også en liste over trin, der vil øge oddsene ved at holde en vellykket webkonference. Artiklen er ikke ny, men den har råd, der stadig er meget relevant. Nogle af Karers vigtige indsigter:
- Planlægger ikke ad hoc-deltagelse fra deltagere. Design dem i. Hvis folk er frivillige input, betrag det som en bonus.
- Hvis det er lang tid eller multipoint session, design i pauser.
- Hvis webkonferencen spænder over tidszoner - især internationalt - planlægger meget omhyggeligt.
- Opmuntre folk hvem vil præsentere om relaterede emner eller under det samme panel til at kommunikere med hinanden før arrangementet.
Webkonferencer tilbyder enorme fordele. Samtidig er de forberedelsesintensive. Mange af de ting, der sker naturligt i et lokalsamfund, som improviserede samtaler under kaffepauser og muligheden for, at folk kan læse talernes verbale signaler, er helt eller stort set fraværende. Det er svært at gøre op for dette, men ikke umuligt.
VOIP Conference Photo via Shutterstock
4 kommentarer ▼
