Effektiv kommunikation er afgørende for planlægning og styring af organisationens ressourcer for at nå virksomhedens mål. Betydningen af forretningsmeddelelser gør effektive kommunikationsevner et kritisk forretningsværktøj og en væsentlig medarbejderattribut. Ifølge Herta Murphy, Herbt Hildebrandt og Jane Thomas, vil forfatterne af "Effektiv Business Communications" at brugen af "de syv C'er", som fuldstændighed og præcision, sikre medarbejderne bedre kommunikatorer, der kan vælge meddelelsesindhold og stil der bedst passer til formålet og modtageren af en besked.
$config[code] not foundFuldstændighed
En komplet forretningsbesked indeholder alle oplysninger, som modtageren kræver for at forstå og muligvis svare på meddelelsen. En komplet besked besvarer seks spørgsmål: hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan. For eksempel at bede en medarbejder om at udarbejde en rapport, angiver du, hvilken rapport der kræves, når rapporten skal udfyldes, til hvem og hvor medarbejderen skal levere rapporten og hvordan rapporten skal oprettes.
koncis
Kortfattede forretningsmeddelelser er både tids- og omkostningseffektive, fordi meddelelserne kun giver kortfattet relevant information uden gentagelse af ideer. Kortfattede meddelelser omfatter ikke unødvendige detaljer, og enkelte ord, i stedet for sætninger, anvendes når det er muligt. Desuden bruger kommunikatoren "hvilke" og "det" sætninger sparsomt. F.eks. "Kun fem leverandører tegner sig for tre fjerdedele af denne måneds betalingsforpligtelser."
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingBetragtning
En effektiv kommunikation er en, der opfylder behovene hos en bestemt lytter. For eksempel kan du "hurtigere afstemme virksomhedens gældsforpligtelser, hvis du bruger de åbne kontoafstemninger og journalafstemningsrapporter, der kommer på dit skrivebord klokken tre."
konkrethed
Vag kommunikation undgås af den effektive kommunikator, der bruger specifik eller bestemt information, fakta og tal, til at formidle ideer. Eksempel: "Vores gældsforpligtelsesrapport viser, at vi skylder Smith Electric $ 15.000 i 30 dage, $ 45.000 i 60 dage, for i alt $ 60.000." Beskeder er også mere konkrete, hvis der udtrykkeligt anvendes udtrykkelige ord. F.eks. Er "journalafstemningsrapport" mere konkret end "afregningsrapport for kontos skyld".
Klarhed
Klarhed gør det muligt for en lytter at forstå en besked ubesværet. For at tale tydeligt bruger en højttaler præcise sprog og velkendte ord. For eksempel kan en højttaler sige "efter afstemning af konti" i stedet for "efter afstemning af konti." Klarhed kræver også at undgå teknisk og forretningsjargon, medmindre højttaleren er sikker på, at lytteren er bekendt med betingelserne. Højttaleren bør også undgå lange sætninger og ordens akavede ord.
høflig
Courteous kommunikation er respekt for læseren eller lytteren. Sådanne meddelelser undgår også tvivlsom humor. For eksempel, i stedet for "Din besked er fuldstændig uudslettelig", kan en høflig meddelelse sige: "Jeg mangler den erfaring, der er nødvendig for korrekt fortolkning af instruktionerne."
Korrekthed
Korrektur henviser til brugen af ordentlig tegnsætning, grammatik og stavning og brug af nøjagtige fakta og figurer. Derfor foreslår korrekthed, at al information i en kommunikation skal kontrolleres for nøjagtighed og være rettidig. For eksempel kræver korrektion, at originale datakilder anvendes, når det er muligt.
