Med al støj fra email, tekster, voicemail, personlige møder og andre distraktioner er det langt fra nemt at få arbejde med teknologi.
Web-baserede applikationer lover at gøre det nemmere og mere overkommeligt for små virksomhedsejere at få tingene gjort. Smartsheet kan have sprængt koden om, hvordan man får mere udført med sin online-projektsamarbejdstjeneste.
Du kan stille det samme spørgsmål, jeg havde: Hvad betyder online projektsamarbejde virkelig? Er det så enkelt som at dele en fil eller er der mere til det, og hvorfor vil jeg som en lille virksomhedsejer gerne gøre det? Læs videre.
$config[code] not found
Jeg starter normalt med et overblik over produktet, som ovenstående startside screenshot ville betyde, men denne gang vil jeg gerne foreslå at du klikker på den tredje fane "testimonials" for at læse, hvad kunderne tænker på Smartsheet. Helt ærligt ser jeg ofte på anmeldelser med mistanke, men disse casestudier besvarede hvorfor og hvordan andre bruger tjenesten.
Dette afsnit besvarede hurtigt mine spørgsmål om, hvordan jeg kunne bruge Smartsheet. Jeg fandt ikke salgsprog. Kunder snakker om, hvordan de bruger Smartsheet til at styre deres projekter og endda deres virksomhedsaktiviteter. Eksemplerne var så godt udført, at det motiverede mig til at klikke igennem til gratis prøveversionen. Jeg kunne især lide den ene på Virtual Assistant (VA) Networking Association med sine 10.000 assistenter.
Spar tid (som oversættes lige som Spar penge)
Mange SaaS-programmer (software-as-a-service) sigter mod at gøre brugeroplevelsen drop-dead enkel og elegant. Smartsheet gør det, men de tog det et skridt videre i min bog og inkluderede disse små tipsbokse (som du kan slukke) og peger for at hjælpe dig med at finde ud af hvad du skal gøre.
Lige efter du har tilmeldt dig, sendes du til en eksempelside med små hjælpefelter over hele skærmen. Ved første øjekast er dette skærmbillede travlt, men efter at have taget et øjeblik for at få dine kuglelejer, finder du hurtigt, at det meste er statisk, og de "næste" skridt finder sted i "Velkommen til smartsark" boksen til højre. Fra den ene indledende skærm kan du navigere og komme i gang. Jeg har klikket på "Se eksempelskabeloner", fordi jeg ønskede at se det udvalg af ting, jeg kunne gøre. Der er 119 skabeloner i galleriet, og derfra kan du kickstart næsten enhver form for projekt eller proces.
Som et hurtigt tilskud sætter jeg pris på, når et firma gør hvad det siger, at det kommer til at gøre. På registreringssiden lover Smartsheet en "60 Second Sign-up", der ærligt taget kun tog 15 sekunder, og jeg var kørende.
Sammen med det er der ikke noget kreditkort, der kræves for at gøre gratis prøveversionen. De fleste virksomheder forsøger at fange dine kortinfo.
Noget andet jeg virkelig kunne lide: Smartsheet gør det muligt for dig som ejer / leder af "arket" at involvere bidragydere uden at skulle kræve, at de logger ind på applikationen. Under min test behøvede mine kunder og venner ikke at tilmelde sig, selvom nogle af dem måske engang ser dem.
Administrere det hele
Med Smartsheet kan jeg tildele en opgave til nogen på mit hold og anmode om, at de opdaterer status for det pågældende element i Smartsheet. I en del af min test anmodede jeg et holdmedlem om at ændre "opgavens navn". Denne person har modtaget en email fra mig, og så når de udfører det pågældende emne, modtager jeg en email, der viser den færdige og hvad der blev indtastet (som er markeret med gul). Jeg kan vælge at modtage alle disse opdateringer eller ej.
Jeg kan vedhæfte filer til en bestemt række i arket, hvilket giver mig et one-stop-sted til at styre mit projekt fra internettet og for mit hold at få adgang til det også. Hvis du vil have nogen at få det dokument, sender du dem ikke den faktiske fil og venter, mens de foretager ændringer. Du sender dem et download link til Smartsheet placering, hvor den nyeste version er. Når du ændrer og opdaterer dokumentet, gemmer du den seneste version samt tidligere versioner på dette ene sted.
Hvad det kunne gøre bedre
Ingen ansøgning er perfekt, og Smartsheet mangler et par ting. Der er ingen søgefunktion, men jeg har hørt, at dette kommer meget snart. Det ville også være ideelt at se en måde at indsamle webindhold via en webform til appen, f.eks. Fra en undersøgelse.
Den sidste udfordring jeg ser er funktion / funktion overbelastning for brugeren. Dette er en god ting og dårlig ting. Ansøgningen er rig på funktioner, men det kan være skræmmende at bruge, fordi du ikke ved hvad du skal gøre først. De præ-bygget skabeloner løser nogle af dette, heldigvis.
Det, du forsøger at gøre med en tjeneste som Smartsheet, sparer tid, der forbinder information mellem dine medarbejdere og hold og holder det på ét sted i stedet. Konceptuelt bør dette gøre forretningen nemmere. Som administrator kan jeg nu indstille advarsler, der giver mig besked, når nogen foretager en ændring eller tilføjer ny information eller får jobbet færdigt. Dette kunne være mere info og e-mails at administrere, men de gør det brugervenligt, og jeg kan indstille, hvor ofte og hvad jeg vil se i en advarsel.
Mens mange sammenligner Smartsheet med et regneark, er det meget mere end det. Det er en centraliseret online-placering, der skaber og styrer projekter og processer. Få mere at vide om Smartsheet.
21 Kommentarer ▼
