Måden et brev begynder dikterer sin tone. Formelle bogstaver adskiller sig fra personlige, idet de primært anvendes i en faglig sammenhæng. Formålet med et formelt brev kan variere, men det er altid ønskeligt, at du som forfatter synes at tage både dig selv og modtageren af brevet alvorligt. Der er et sæt konventioner vedrørende både sprog og format, der sætter disse oplysninger på tværs.
$config[code] not foundTænk på hvad du vil sige. Udtrykker dig klart og på en kort måde viser den person, der modtager brevet, at du er sikker på hvad du siger. Det viser også, at du er opmærksom på de tidsbegrænsninger, han sandsynligvis vil være under. Skriv et udkast til brevet, fremhæv det, du mener er den mest afgørende information, og se ud for at udtrykke det på den mest enkle og mest mulige måde.
Tænd din computer og åbn dit tekstbehandlingsprogram. Skriv i Times New Roman størrelse 12 skrifttype og brug enkeltlinieafstand. Ret teksten til højre, så i øverste højre hjørne af siden kan du skrive dine kontaktoplysninger: navn på en linje og adresse over tre linjer. Tilføj derefter yderligere kontaktoplysninger, f.eks. Et telefonnummer eller en e-mail-adresse, og sørg for at give hver enkelt kontakt sin egen linje i teksten. Forlad et mellemrum på en linje, og skriv derefter datoen.
Forlad et mellemrum på to til tre linjer, og retfærdiggør teksten til venstre. Start brevet med "Kære" og derefter personens titel: Fru, Fru, Mr. eller Dr. og derefter deres herr navn efterfulgt af et komma. Hvis du ikke ved hvem der vil modtage brevet, kan "Dear Sir eller Madam" bruges eller "Til hvem det kan vedrøre." Tryk enter på tastaturet to gange, og efterlader en plads til plads før brevets krop, hvilket gør brevet mere læsbart.
Gå lige til punktet. Hvis du har mødt den person, du adresserer brevet til, er det almindeligt at informere hende om, hvor det var "Kære fru X, vi mødte på penselkonventionen i Tuscaloosa." Ellers er det bedst at komme direkte til de oplysninger, du vil relæere eller have besvaret. Her er hvor du henviser til dit oprindelige udkast: Bestil indholdet af dit brev omkring vigtigheden af de oplysninger, du har, dvs. læg den mest presserende bekymring først og sæt de resterende bekymringer i prioriteret rækkefølge. De ovenfor beskrevne formalitetskonventioner tillader læseren at kende den type brev hun modtager, så der er ikke behov for en lang indledning.
Tip
Forestil dig at modtage det brev du skriver. Hvilke ting vil lade dig vide, at brevet er formelt?
Ved hjælp af brevpapir giver et brev mere gravitas og kan spare tid på fiddly redigering.
Advarsel
Efter at have fulgt konventionerne for at starte et formelt brev, må du ikke lade dit sprog blive uformelt, da det bliver forvirrende for læseren.
