Mit firma, Journyx, har eksisteret i seksten år nu, og i den tid har vi forvitret en af de største økonomiske nedture i historien, fremkomsten af den samtidig spændende og skræmmende sociale mediesfære og store overgange i, hvordan software er købt og leveret. Men vi var ikke altid så hårdføre.
I starten kom vi tæt på absolutte fejl et par gange.Det havde intet at gøre med vores produkt; kunder fandt det leveret på sin lovede funktionalitet og derefter nogle. Det havde heller ikke at gøre med vores team eller nogen uhyggelig intern politik.
Grunden til, at jeg fortæller dig denne tilbagehistorie er, at der er en lære at lære her: Vi havde ikke en klar vision om vores rørledning og pengestrøm. Vi havde svært ved at forudsige, hvor meget penge vi ville have i banken flere uger i fremtiden. Det var et alvorligt problem og desværre en fælles. Måske endda du har oplevet i din virksomhed.
Det er nemt, især for små virksomheder og startups, at fokusere på spændingen her og nu. Fremtiden er et abstrakt koncept for virksomheder på virksomhedsniveau, indtil det ikke er tilfældet. Du skal fokusere på vækst fra begyndelsen. Succes er ikke en rørdrøm, men paradoksalt nok kan det ødelægge dig, hvis du ikke er forberedt på det.
Vi var ikke det første selskab, der står over for vækstperioder, vi ikke kunne klare, og vi vil ikke være de sidste. Heldigvis er det nemt at implementere et system, der muliggør intelligent prognoser.
Følgende er fem trin, du kan tage for at sikre, at din virksomhed ikke står over for de samme problemer:
1. Spor projekter individuelt
Sporing af medarbejder tid brugt på projekter er stor, men du vil høste maksimal fordel, når du sporer hvert projekt separat. Dette giver dig mulighed for at se hvert projekt som et unikt element i virksomhedens rentabilitet. Denne indsigt er utrolig værdifuldt ved tildeling af ressourcer, fordi du vil kende parametrene for hvert projekt i forhold til virksomhedens nuværende tilgængelighed.
2. Overvåg medarbejderopgaver og ændringer i produktivitet
I enhver organisation er fordelene ved at vide hvad dine medarbejdere gør på et givet tidspunkt indlysende: du vil have dem til at arbejde på opgaver, der rent faktisk er gavnlige for virksomheden. Men det er også vigtigt at overveje, hvilke job de er mest effektive på. Implementering af et system, der gør det muligt for medarbejdere at spore tid mod specifikke opgaver, giver dig mulighed for at se, hvor de er mest nyttige. Odds er det, de nyder at gøre bedst. Intet behov for at skifte medarbejder job roller hver dag, men overveje en ændring, når beviset tyder på, at de har honed færdigheder i et nyt område og kunne være mere anvendelige andre steder.
3. Byg en database over tidligere projekter
At have en efterslæb af dine projekter vil være utrolig værdifuldt, selv om det tager lidt tid at bygge. Med disse oplysninger kan du bestemme, hvor mange mennesker det normalt tager at afslutte et projekt; forbedre nøjagtigheden af dine budgetter baseret på omfang og perfekte tidslinjer baseret på overordnede projektparametre. Selv de mindst effektive projekter bliver værdifulde, fordi du kan optage lige så meget information fra dem. Du vil vide, hvad der ikke fungerede, hvilke faktorer fik dig til at gå over budget og lære af fejlene.
4. Kend altid dine tilgængelige ressourcer
Et kritisk stykke af enhver projektplan skaber dit team. Denne opgave er nemmere, når du ved præcis, hvem der er tilgængelig (med de færdigheder, du har brug for), og hvad deres tidsplan vil vare i projektets varighed. Hvis du har et automatiseret projektstyringssystem, er medarbejderplaner umiddelbart synlige, og eventuelle anmodninger om orlov vil blive noteret. Du vil også kende de opgaver, som andre medarbejdere arbejder på, så du kan undgå at strække ressourcerne for tynde eller tildele en person til opgaver, som de ikke er velegnede til.
5. Konstant Monitor Resource Brug i forhold til budget og tidsplan
Hvis du sammenligner tid og ressourcer brugt på et projekt versus procentvis komplet, kan du se, hvilke projekter der absorberer for mange ressourcer for at forblive rentable. Dette giver dig mulighed for at omfordele aktiver til projekter som nødvendigt eller endda dræbe projekter, der er for langt væk til gavn for dit firma. Det er altid bedre at afgøre problemer tidligt, og et dynamisk sporingssystem giver dette indsigt. Nogle gange er det bedst at reducere dine tab og fortsætte; omkostninger kan hurtigt spiral ude af kontrol, hvilket får din situation til at forværres.
Mens det er muligt at holde styr på disse systemer ved hjælp af grundlæggende forretnings programmer (vi brugte Excel og QuickBooks tidligt), automatiserede programmerbare systemer vil i høj grad reducere katalogiseringstid og fejl. Uanset hvilken metode du vælger at bruge, start ASAP, hvis du ikke allerede har det. Vækst bør være en årsag til spænding, ikke bekymring.
1
