Hvis du har at gøre med en kollega, hvis adfærd er dårligt nok til at berettige en klage, skal du få din klage skrevet så hurtigt som muligt og i hænderne på de mennesker, der kan hjælpe. Som med enhver virksomhedskorrespondance eller klagebrev skal brevet angive fakta uden at benytte sig af navneopkald eller følelsesmæssige erklæringer.
Undersøg arbejdspladsprotokoller
Se over din medarbejderhåndbog, inden du begynder at skrive, til find ud af, om der allerede er en protokol på plads for klager fra kolleger. I nogle tilfælde er der en intern formular, du skal udfylde, eller du bliver instrueret til at rette brevet til en bestemt person i virksomheden. Nogle gange er det din direkte vejleder, men det kan også være virksomhedens medarbejder. Hvis problemet indebærer noget ulovligt, såsom seksuel chikane eller ulovlig aktivitet, skal du dokumentere alle hændelser, du har oplevet, hvis du skal dele oplysningerne senere.
$config[code] not foundGennemgå problemet
Før du skriver, også tænk på, hvad modtageren kommer til at være bekymret for - som i de fleste tilfælde er virksomhedens sundhed og produktivitet. Hvis medarbeiderne er involveret i irriterende adfærd, er det ikke nok at fortælle adressaten, at din kollega gør noget irriterende. I stedet skal du skrive om, hvordan den irriterende adfærd påvirker dig eller på arbejdspladsen. Hvis det gør det svært for dig at udføre dit arbejde i rette tid, vil det for eksempel påvirke virksomhedens samlede produktivitet. Hvis du gennemgår problemet og finder ud af, at medarbejderens adfærd ikke rent faktisk påvirker virksomhedens produktivitet eller helbred, kan du faktisk opdage, at klagebrevet er unødvendigt, minder virksomhedsledelseseksperten Alison Green om US News & World Report.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingAngiv fakta
Start brevet med noget som "Jeg skriver for at informere dig om et problem, som påvirker kontorets produktivitet." Dette vil få adressaten opmærksomhed. Derefter Angiv fakta om problemet, der giver tilstrækkelig detaljer for at give adressaten en ide om, hvad der sker, men ikke så mange detaljer, at hun bliver slået ned. Også fokusere på "jeg" udsagn, foreslår din kontorkonsulent, Marie G. McIntyre, at tale om, hvordan problemet påvirker dig i stedet for kun at tale om medarbejderens adfærd. Opbevar dette afsnit i et eller to afsnit en kortfattet redegørelse for problemet er den bedste vej at gå, siger Green.
Bed om en beslutning
I det sidste afsnit i brevet, diskutere hvad du har gjort for at forsøge at løse problemet. Hvis du har talt med medarbejderen personligt, for eksempel nævne det. Derefter bede om adressatens hjælp ved løsning af problemet. Dette er at foretrække efter en efterspørgsel, da det vil se ud som om tatovering og mere som om du leder efter en samarbejdsmæssig løsning. I slutningen skal du skrive brevet hjerteligt og inkludere en dato øverst eller nederst, så der er en endelig oversigt over, hvornår du forsøgte at løse problemet. I bedste tilfælde vil din chef eller medarbejderpersonale tage sig af problemet derfra.
