Civilretlige lov af 1964 kræver, at ansættelsesansøgninger opbevares i mindst et år. Hvis du ved, at en ansøger er ældre end 40, skal hans ansøgning holdes i to år i henhold til aldersdiskriminationsloven. Statlige love kan kræve en længere periode at holde fast på jobansøgningsoptegnelser. På grund af statslige og føderale bestemmelser er en nøjagtig registrering og arkivering af jobsøgere en vigtig del af virksomheden. Du kan endda nødt til at tjekke tilbage med disse ansøgere, hvis den medarbejder, du har ansat, ikke virker.
$config[code] not foundBrug elektronisk styringssoftware til at oprette og gemme jobapplikationer. Flere onlineprogrammer giver brugerne mulighed for at oprette sådanne elektroniske formularer som jobansøgninger. Disse ansættelsesformularer sendes og gemmes elektronisk, og giver mulighed for papirløs opbevaring. Da de fleste applikationer ankommer via e-mail, er det en nem måde at gemme materiale på i filer, der ikke optager fysisk plads. Brug af en elektronisk workflow, der er gemt i virksomhedens dokumentstyringssystem, kræver sikkerhed, så beskæftigelsesfiler vil ikke blive hacket eller set af uautoriseret personale. Indstil din computer til automatisk at sende dig advarsler for at minde dig om, når filer skal slettes eller gennemgåes.
Opsæt jobansøgningspersonale filer i papirmapper. Planlæg et effektivt arkiveringssystem ved hjælp af farvekodede filmapper opbevares i skuffer, hylder eller filskabe. Udskriv CV'er og jobansøgninger modtaget via e-mail og arkiver dem med ansøgningerne udfyldt personligt eller sendt i posten. Ansøgere kan indleveres ved navn eller Social Security Number i sektioner bestemt af jobtype. Eksempelvis vil salgsjobber blive opført i en mappe med titlen "Salg", og ansøgere vil blive sat i rækkefølge efter efternavn eller numerisk med identifikationsnumre. Sikre filerne i et låst skab eller rum.
Opbevar optegnelser i mindst fire år, hvis en ansøger søger dig for at ansætte diskrimination. Equal Employment Opportunity Commission kræver normalt, at du opbevarer ansøgninger i mindst et år, men hvis du står over for juridiske forhold, anbefaler EEOC dig at holde jobansøgningen i mindst fire år. Hvis du ikke gemmer dine applikationer korrekt, kan EEOC opkræve dig diskriminerende ansættelsespraksis eller overtrædelser af registrering.
Ødelæg jobansøgninger efter lovperioden for at holde dem færdige. Opret et system med påmindelser for at gøre dette. Kontakt din it-afdeling for at fjerne dine elektroniske filer korrekt og makulere alle jobansøgninger. Dette er vigtigt, fordi jobansøgningsfiler indeholder personlige oplysninger som Social Security Numbers og beskæftigelsesdata, der skal holdes strengt fortrolige.
