Tilbage i 1917 vendte den første Bankers Box® kontorrekord på hovedet. Som navnet antyder, blev det designet til bankfolk til at styre bankkort. Men snart blev det vedtaget af virksomheder af enhver art til at organisere og arkivere optegnelser.
$config[code] not foundHurtig fremad 95 år. Verden er ændret, men et par ting har det ikke. En ting, der ikke er ændret, er behovet for at styre dokumenter og optegnelser i din virksomhed.
Faktisk er registrehåndtering blevet en endnu større bekymring i vores moderne verden. For eksempel er retssager en livsfaktor i erhvervslivet i dag. Retssager bekymringer har opset ante når det kommer til optagelse retention - har en solid politik for at bevare og ødelægge optegnelser og at kunne nøjagtigt hente dem, hvis det kræves, er vigtigt. Og det er bare et eksempel.
Alt for mange virksomheder har heller ikke en god dokumenthåndteringsløsning og som følge heraf oplever usikkerhed på grund af dårligt organiserede journaler - eller de outsourcing på grund af en defekt opfattelse er det en stor hovedpine at håndtere poster internt.
Og det er beklageligt. Hvorfor? Fordi håndtering af optegnelser via en intern løsning er gennemførlig og har fordele - det er ikke svært, det kan spare penge, det er praktisk, det er mere sikkert, og det får dig til at organisere.
Styring af optegnelser internt ligger godt inden for små og mellemstore virksomheder.
Fellowes, der er anerkendt for sit engagement i innovation på arbejdspladsen, for nylig undersøgte beslutningstagere i små og mellemstore virksomheder med 1 - 1.000 ansatte. Denne undersøgelse viser fordelene ved at administrere poster internt som følger:
1) Spare penge - 52% af dem, der bruger et internt dokumenthåndteringssystem, siger, at det har sparet dem penge / skæreudgifter. Ikke kun det, 16% af dem siger, at et internt dokumenthåndteringssystem har haft en "stærk positiv indvirkning" på driftsomkostninger.
Faktisk er omkostningerne en vigtig drivkraft for at skifte til en intern løsning. Næsten 65% af dem, der skifter til en intern dokumenthåndteringsløsning, siger, at omkostningerne ved opbevaring af dokumenter på stedet, shredding, binding og laminering var en faktor i deres beslutning.
For at få et hurtigt øjebliksbillede af din virksomheds potentielle besparelser, prøv Fellowes Savings Analyzer på savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Ikke mere uventede og skjulte omkostninger- Et af de problemer, som virksomhederne står over for ved hjælp af off-site dokumentlager og -hentning, er uventede gebyrer, end der kan øge de samlede omkostninger ved forvaltning af off-site-poster. Udover de grundlæggende opbevarings- og hentningsgebyrer er der ekstra gebyrer for brændstofafgifter, boxer med ulige størrelser, re-boxing, rush-afhentning, rush-levering, levering af tredjepart, lagerminimum, håndteringsafgifter, programgebyrer, arkiv ødelæggelse / detaljerede fakturering og kopiering afgifter. En intern løsning kan minimere eller eliminere alle disse omkostninger. Dette diagram viser den negative virkning af så mange gebyrer:
Klik for at se større diagrambillede
3) Hentningstider er hurtigere - Tid er penge i erhvervslivet. Kun 14% sagde, at deres off-site dokumenthåndteringsleverandør hentede dokumenter samme dag som ønsket. Næsten en tredjedel siger, at det tager tre dage eller mere at hente poster - nogle gange mere end en uge! Med en intern løsning er hastigheden inden for din kontrol.
4) Effektivitet og bekvemmelighed forbedres - Ifølge undersøgelsen siger 74%, at at gå til dokumenthåndtering uden for webstedet ikke har haft nogen indflydelse eller negativ effekt på effektiviteten.
Fellowes oprettede Savings Analyzer til at beregne dit opsparingspotentiale. Det tager så lidt som 60 sekunder at køre regnemaskinen - prøv det og se.
7 kommentarer ▼
