Et velorganiseret kontor sparer tid og sørger for en gladere dig - og gladere kolleger.
At skulle vade gennem stabler papirer, jumbled skuffer, sammenklædte ledninger og kasser med ting sidder rundt, kan ikke virke som en big deal, men det er en reel fysisk byrde, når du overvejer tiden på at jage efter ting, der skal være let at finde, men er det ikke. Uorganiserede elektroniske filer og forvirring er lige så store et problem.
$config[code] not foundSå er der den mentale byrde. Uanset om du bevidst er klar over det eller ej, kan rotning stresse alle ud.
Her er 21 måder at organisere dine fysiske og elektroniske arbejdsområder på.
Få det ud af gulvet
Gå lodret med bogreoler og reoler. Ofte løber vi ud af stationært rum eller gulvplads. Lodret opbevaring gør mere effektiv udnyttelse af rummet og sætter mere på øjenhøjde.
Opret "Aktivitetscentre"
Sæt alt hvad du behøver for at fuldføre en aktivitet på et område, især hvis du regelmæssigt gør en aktivitet. Du vil undgå at spilde tid på at kigge efter og samle det, du har brug for. For eksempel skal pakker og forsendelsesartikler og værktøj være på ét område. Eller lav en hylde for varer, du tager med dig, når du rejser, som f.eks. Din rejsetaske, neoprenhylster og bærbare opladere.
Fil det, scan det, ryd det
Brug ikke dit skrivebord som din indbakke, da kritisk papir (som checks!) Kan gå tabt. Underskrevne kontrakter og andre genstande, som du vil beholde i papirformular, skal indleveres straks. Scan alt andet i digital form. Ryd og kassér eller genbrug papiret.
En mappe til alt
Har en mappe til alle papirdokumenter. Pendaflex hængende mapper, sammen med manila indre mapper, er en billig løsning. Etiket begge. Pendaflex-mapper er din pladsholder i arkivskabet og skal altid være der. Den indre manila mappe er den du trækker ud efter behov. Så er det nemt at genopbygge manila-mappen i sin pendaflex, når den er færdig.
Wrap Computer Ledninger
Fik computerkabler og elektriske ledninger i et sammenbrudt rod? Du er ikke den eneste. Heldigvis kan specielle drejebånd og ledningsdæksler holde tingene rene. Mærk dine ledninger, så du kan finde den rigtige, når du skal afbryde eller flytte noget.
Brug Corkboards til at holde "Top of Mind" elementer foran dig
Hvis du skal henvise til en tjekliste for en opgave, eller en form for påmindelse, skal du knytte den til en korkbræt lige i nærheden af dit skrivebord. Dette er godt for enhver ny proces, indtil det bliver en forstyrret vane. Du skal blot fjerne varen, når du ikke længere skal henvise til den.
Gem alle manualer på ét sted
Har du brug for at henvise til betjeningsmanualen til din printer? Eller find den lille instruktionsmappe, der fulgte med dit Bluetooth-headset? Hvis du placerer alle manualer i en dedikeret skuffe, plastkasse eller mappe - behøver du ikke at jage efter dem.
Opret opdelte skuffer
Hvis dine skuffer ikke har indbyggede skillevægge, køb billige metal- eller træskilleplader - eller endnu bedre, genbrugsplast. Organiser enhed opladere; penne; papirclips; notesblokke og klistermærker; sakse og andre varer. Ikke kun en organiseret skuffe sparer tid, du vil føle mindre stresset, hvis du ikke behøver at dykke ind i et jumbled rod flere gange om dagen.
Brug en Labeler til at holde hylder organiseret
Det er ikke kun filer, der har brug for etiketter. Hylder og skuffer kan drage fordel af at mærke dem. På den måde kender alle på kontoret det rigtige sted at vende tilbage.
Hold en "At Do" liste
Mental rod er lige så meget et problem som fysisk rod. Et af hovedpunkterne i Getting Things Done-systemet er at få varer ud af dit hoved og på papir (eller en elektronisk liste). På den måde kan du fokusere på opgaven ved hånden. Bare hold din huskeliste kort og ryddet.
Gør ugentlige vedligeholdelse og oprydning
I slutningen af hver arbejdsuge skal du sætte ting i brug i løbet af ugen tilbage på deres steder. Strimler eller papirstabler. Hvis du ikke lader uret ophobes for længe, er det lettere at holde orden.
Brug en central cloud-placering til firmadokumenter
En fantastisk måde at spare tid på og undgå, at alle er nødt til at oprette deres eget "virtuelle arkivering" -system er at bruge en central skyplacering for virksomhedsdokumenter. Indstillinger som Google Drive eller OneDrive giver dig mulighed for at oprette centrale mapper efter emne eller klient for at dele dokumenter.
Brug Projektledelse eller Task Manager Software
Et projektstyringssystem holder medarbejderne på farten med projekter. Endnu vigtigere er det eliminerer papirkurv lister og e-mail instruktioner og forvirring, der opstår fra dem.
Scan kvitteringer og gem i skyen
Derefter kan du kassere papirkvitteringer. Med nyere mobile apps behøver du ikke en scanner - du tager bare et billede. Med avancerede apps kan du automatisk synkronisere kvitteringer med dine regnskabsposter eller kreditkortoptegnelser (undgå manuel indtastning).
Brug Browser Bogmærker til Quick Reference
Har du nogensinde brugt tid på at jage efter links til tilbagevendende referencesteder eller login-skærme? Eller husk ikke, hvor du finder dem? Bogmærke dem og organisere bogmærker i mapper, så du kan komme til dem med et par klik.
Gem favoritlister for tilbagevendende ordrer
En anden timesaver er at gemme favoritter lister hos online-forhandlere, du bruger regelmæssigt. På den måde behøver du ikke at kigge på de samme forsyninger hver gang du køber. Steder som Staples.com giver dig mulighed for at gemme favoritlister, og det er super bekvemt.
Arkiver gamle filer
Hvis du ikke har brugt computerfiler (især e-mails!) I det forløbne år arkiverer du dem. Du har stadig dem, men du behøver ikke at vade gennem dem for at finde de aktuelle varer. Overvej at indstille en politik til at slette arkiverede filer efter en vis tid også.
Har tilstrækkelig anti-virus og anti-malware software
Få ting kan forårsage mere forstyrrelse og forvirring end tabte filer eller tabt tid på grund af computervirus og malwareangreb. "Sagde Nuff!
Brug en Notes Organizing App
Bemærk apps som Evernote, Microsofts OneNote og SimpleNote kan hjælpe dig med at organisere og gemme webforskning og elektroniske noter.
Virkelig "Smart" -telefoner er tidsbesparende
Smarte telefoner bruges klogt og sparer tid og kan gøre os lykkeligere. Vi kan muligvis undslippe kontoret til en familiebegivenhed uden skyld, fordi vi stadig er i kontakt, hvis noget kritisk kommer op. Har stærke smartphones med tilstrækkelig intern hukommelse til at køre de nødvendige apps.
Automatisk synkronisering til alle enheder
Taler om smartphones bruger både virksomhedsejere og medarbejdere flere enheder - måske en stationær computer, tablet og smartphone pr. Person, alle sammen samme dag. Cloud fillagring eller i det mindste evnen til automatisk at synkronisere filer er afgørende for at spare tid og undgå forvirring fra ikke at have den nyeste fil.
Opgrader computere til hukommelse og hastighed
Du kan ikke engang indse, hvor meget tid er spildt, når alt hvad du gør tager længere eller værre, fryser eller styrter regelmæssigt. Tilstrækkelig hukommelse og processorhastighed sidste år, er måske ikke op til opgaven i år. Så opgrader!
Det er mine 21 kontoropbevaring og organisationsideer. Hvad er dine bedste tips til at organisere dit kontor og tæmme uorganiseringen og roddyret?
Kontorfoto via Shutterstock
10 kommentarer ▼
