Møde notater angiver formålet med mødet, relevante fakta og hvordan modtagere skal reagere på oplysningerne. Hold notatet så direkte og koncist som muligt, og send det elektronisk eller placere det i dine medarbejders interne postkasser. Et solidt forretningsmøde memo hjælper ledere, teamledere og medarbejdere deler information med medarbejdere om kommende møder i en rettidig og effektiv måde.
$config[code] not foundMemo Format
Følg standardprocedurer for skriftlig forretningskommunikation, når du formaterer et mødememo - enkeltrum og venstre retfærdiggør indholdet, spring over en linje mellem afsnit, sæt et rum efter hver periode og lad ikke indrykke, når du starter et nyt afsnit. Brug specifikke overskrifter, som f.eks. "Hvad skal man medbringe til mødet" for at hjælpe modtagerne med at identificere vigtige oplysninger og give nummererede lister og punktpunkter, så de hurtigt kan finde de oplysninger, de har brug for, anbefaler Purdue University Online Writing Lab. Forlad en 1,5-tommers margen øverst - medmindre du bruger brevpapir og skal øge margenen - og skriv ordet "MEMORANDUM" i fed skrift med store bogstaver øverst på siden, anbefaler Loyola University i New Orleans.
Detaljer og emne
Giv specifikke oplysninger om mødet. Brug ikke mødememoer til at diskutere andre problemer, der ikke er relevante for mødet, anbefaler University of Maryland University College. Inkluder dato, tidspunkt og sted for mødet, det primære emne og hvem der gennemfører mødet i overskriften. Adress notatet til individuelle medarbejdere, en hel afdeling, et specifikt team eller hele personalet, efter behov. Giv et kort resumé af, hvad der vil blive drøftet på mødet og med anvisninger eller vedhæftede filer, hvis du vil have medarbejdere til at læse eller forberede materialer før mødetidspunktet. Hold dit notat til en side eller mindre.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingProfessionel Tone
Brug almindeligt dagligdags fagligt sprog i dit notat og undgå slang, sarkasme eller vittigheder. Angiv klart, hvornår og hvorfor du gennemfører mødet, og prøv ikke at imponere modtagere med frugtbare ordforråd. Vær direkte og specifik med dine møde detaljer og instruktioner, samtidig med at du opretholder en høflig og høflig tone. Undgå følelser og holde fast i grundlæggende fakta om mødet, ifølge Loyola University. Selvom du vil diskutere følelsesmæssigt opladede problemer, konflikter eller virksomhedsspørgsmål under mødet, har dit mødememo brug for en rolig, neutral tone.
Måder at sende et møde memo
Send et mødememo på samme måde som du normalt vil kommunikere med medarbejdere og medarbejdere. For eksempel kan en grundskolepræsident skrive en kopi af notatet i hver enkelt lærers interne postkasse. Eller måske sender hun notater elektronisk til lærernes arbejds-emailadresser. Send kun et sms-memorandum til dine medarbejdere, hvis du allerede har meddelt dem på forhånd, at du planlægger at svare på den måde. Notater er generelt for lange til at indsende ved hjælp af SMS, medmindre du kun leverer dato, klokkeslæt og sted. Undgå at bruge medarbejdernes personlige e-mail-konti til erhvervslivet, men tøv ikke med at sende mødememoer til arbejds-e-mailadresser.
