Tidligere blev en sekretær ofte anset for blandt de laveste på firmaets totempol. Tiderne er ændret, og sekretærens rolle er blevet den administrative assistent, den person, der ofte er lynchpin til driften af en hel organisation. Uanset om de arbejder for en enkelt leder, flere ledere eller hele organisationen, gør en assistents håndtering af administrative opgaver det muligt for alle andre at bruge mere tid på strategiske prioriteter og øge forretningen, sikre, at oplysningerne er under kontrol.
$config[code] not foundAdministrative Pligter Oversigt
I den mest generelle forstand er administrative opgaver de opgaver og aktiviteter, der er en del af den daglige drift af en virksomhed. De omfatter at besvare opkald, tage meddelelser, administrere korrespondance, bestille forsyninger og holde de fælles kontorområder organiseret og funktionelt. Plikter kan også omfatte oprettelse af rapporter, indlæsning og administration af data, administration af filer, grundlæggende bogføring og andre økonomiske opgaver. Mange af disse opgaver forvaltes af administrative assistenter, hvis opgave det er at hjælpe en person eller et hold ved at påtage sig nogle eller alle deres kontorlige opgaver, men mange post- og midlevelstillinger indeholder også en hel del administrativt arbejde. For eksempel kan administrative assistenter være ansvarlige for at opdatere deres eget arbejde i et projektstyringssystem eller reagere på e-mails. Størstedelen af de fleste administrative opgaver er kontorlig og koger ofte ned til at styre og distribuere information.
Teknologi
At kende teknologien er et af de vigtigste aspekter af administrative opgaver. Dette omfatter brug af værktøjer som computere, faxmaskiner, kopimaskiner, scannere, telefoner og andet kontorudstyr. Brug af almindelige computerprogrammer, herunder tekstbehandling, regneark, database og desktop publishing software er normalt påkrævet for de fleste administrative arbejde. Evnen til fejlfinding af problemer med delt udstyr er også en del af mange administrative jobbeskrivelser. Det er ikke usædvanligt, for eksempel, at administrative fagfolk bliver opfordret til at fjerne papirstop eller ændre toner i printere og kopimaskiner.
I nogle virksomheder forventes også administrative assistenter at vide, hvordan man bruger planlægnings- og projektstyringssoftware. De, der arbejder direkte for ledere, bliver normalt opfordret til at styre deres chefs kalender, og afdelingens administrative assistenter opfordres til at planlægge møder, holde styr på ferie og sygedage og ved generelt, hvor folk er og hvad de gør.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingMeddelelse
En anden vigtig administrativ opgave indebærer kommunikation. Administrative assistenter bliver ofte opfordret til at kommunikere, både skriftligt og mundtligt. De kan blive bedt om at skrive notater, svare til kollegaer eller kunder ved hjælp af e-mail, opdatere firmahåndbøger eller websteder eller redigere og korrekturlæs andres arbejde. Assistenter er også normalt ansvarlige for at besvare telefonen, foretage opkald på vegne af deres chef og interagere med besøgende. Derfor bør en vellykket administrativ assistent have gode kommunikationsevner og være i stand til at skrive og tale klart og professionelt.Et solidt greb om stavning, grammatik og standarderne for professionel skriftlig kommunikation er vigtig, fordi en assistent repræsenterer hans eller hendes chef.
Bogføring og indkøb
Det er vigtigt at holde øje med udgifterne i enhver virksomhed, og denne opgave falder ofte til en administrativ assistent, som måske bliver bedt om at indtaste udgifter i et regneark eller bogholderi, indsamle og verificere omkostningsrapporter fra medarbejdere og administrere refusioner. I en lille virksomhed kan en administrativ assistent også håndtere kundefordringer, sende fakturaer og behandle betalinger og håndtere indskud til virksomheden. Administrative fagfolk er også nogle gange ansvarlige for små penge, holde øje med udgifter og tilføje midler, når det er nødvendigt. Andre opgaver i dette område kan omfatte analyse af udgifter, bistand til budgettering og håndtering af sælgertvister.
Når det kommer til indkøb, er de administrative assistenter typisk ansvarlige for leverancer, hvilket betyder at de organiserer og overvåger kontorartikler og bestiller påfyldninger efter behov. De foretager forskning på leverandører og anmelder eller udsteder indkøbsordrer efter behov. I nogle tilfælde kan administrative assistenter også være ansvarlig for at spore og administrere licens til software eller abonnementer, så de bliver betalt hurtigt og korrekt anvendt.
Forskning og Planlægning
Mange administrative fagfolk opfordres til at forvalte forskningsprojekter og kompilere oplysninger. Det kan være lige så enkelt som at kigge efter et telefonnummer eller en adresse, eller et mere komplekst projekt kan indebære at kigge på kundeoplysninger, krydshenvisninger og skabe detaljerede regneark eller rapporter. Disse projekter kræver typisk arbejde inden for stramme frister og præsentere oplysninger.
I mange tilfælde omfatter administrative opgaver også planlægning. Fra ugentlige medarbejdermøder til større arrangementer opfordres administrative assistenter til at tage sig af detaljer. Du kan være ansvarlig for at bestille et konferencelokale til et møde eller forvalte værelsesreservationer for hele bygningen eller gulvet, bestille forfriskninger og sørg for, at alt teknisk udstyr er klar og arbejder, når mødet starter. Rejseplanlægning er et andet stort ansvar. Hvis virksomheden ikke har en rejseafdeling, kan den administrative assistent være den person, der forsker og bøger fly og hoteller, foretager spisebestillinger og tager sig af andre detaljer, såsom konferencegistreringer.
Specialiserede opgaver
I bestemte brancher opfordres administrative fagfolk til at håndtere opgaver, der kræver specialiseret viden eller færdigheder. For eksempel skal de juridiske og medicinske administrative assistenter ofte udfylde opgaver, som kræver forståelse af branchens terminologi og procedurer. Juridiske sekretærer kan blive opfordret til at udfylde og indsende papirarbejde for juridiske dokumenter, såsom klagepunkter, klager eller krav, hvilket kræver et grundlæggende niveau af juridisk viden og forståelse. En forståelse af retssystemet og procedurerne er også vigtigt for disse administrative assistenter, som det er at vide, hvordan man gennemfører juridisk forskning.
Pligter i en human resources afdeling fokuserer på beskæftigelsesspørgsmål og kan omfatte planlægningsinterviews, behandling af baggrundskontrol og udførelse af den første gennemgang af ansøgninger for at sikre, at de er komplette. En person i denne egenskab vil sandsynligvis være forpligtet til at have forståelse for og erfaring med menneskelige ressourcer og arbejdsret. I det væsentlige er det specifikke felt og afdeling, som en administrativ assistent arbejder i, den afgørende faktor i de specifikke opgaver, hvor nogle områder kræver mere erfaring og viden end andre.
Administrativ assistent Kvalifikationer
Mens de fleste arbejdspladser omfatter i det mindste nogle administrative opgaver, håndteres de fleste af administrative assistenter. Der er muligheder i næsten alle brancher, og de fleste post-niveau stillinger er åbne for personer med et gymnasium eller tilsvarende. Nogle arbejdsgivere foretrækker at ansætte administrative assistenter eller sekretærer med en bachelorgrad eller erfaring på området. Visse felter, som lov og medicin, kræver typisk assistenter at have supplerende uddannelse relevant for området.
Uanset uddannelsesniveauet søger de fleste arbejdsgivere for administrative assistenter, der har erfaring og færdigheder i kontorarbejde, herunder tekstbehandling, regneark og databasehåndtering. Typisk kræver arbejdsgivere assistenter at have færdigheder i Microsoft Office-produkter. Nogle fællesskabskollegier, midlertidige agenturer og voksenuddannelser tilbyder certificeringsprogrammer i kontorstyring, som kan give dig en fordel, når du leder efter et job. De fleste arbejdsgivere tilbyder også træning på jobbet for at hjælpe assistenterne med at komme hurtigt og være bekendt med deres specifikke opgaver.
Udover kontorlige færdigheder ønsker arbejdsgivere at ansætte personer, der har gode kommunikationsevner (både skriftlige og verbale), organisatoriske færdigheder, beslutningstagning og problemløsende evner og interpersonelle færdigheder. Professionalisme er også et must, ligesom evnen til at multitask og prioritere. Fordi så mange arbejdsgivere beskæftiger sig med følsomme oplysninger og ofte er bundet af føderale bestemmelser, er diskretion og evnen til at opretholde fortrolighed også vigtige kvaliteter.
Betalings- og beskæftigelsesudsigter
Den gennemsnitlige løn for en administrativ assistent varierer betydeligt, med assistenter på adgangsniveau i den nedre ende af spektret, der tjener lønninger i mellem 20 og 20, og de højest betalte udøvende assistenter tjener næsten seks tal. PayScale.com rapporterer, at administrative assistenter tjener en median løn på $ 38.736, en figur, der er tæt afspejlet af Bureau of Labor Statistics tal, som sætter median løn på $ 37.870, det punkt, hvor halvdelen af administrative assistenter tjener mere og halvt tjener mindre. BLS rapporterer, at de højest betalte assistenter tjener mere end $ 62.000 om året, og det beløb springer til $ 85.000 for executive sekretærer. Betalingsforhøjelser med mange års erfaring med dem, der har mest erfaring, der tjener mest.
Desværre er BLS også projekter, at efterspørgslen efter administrative assistenter sandsynligvis vil falde med 5 procent i 2026, da de fleste stillinger ikke vil være nye, men snarere udskiftninger af medarbejdere, der forlader. Udviklingen af teknologi og omlægning af mange administrative opgaver til andre medarbejdere tegner sig for meget af nedgangen. Også, som mange organisationer effektiviserer operationer, bliver assistenter tildelt mere end en leder eller afdeling og påtager sig flere ansvarsområder.
Sådan lykkes i dine administrative pligter
Ofte er fantastiske administrative assistenter øverst på listen for kampagner, især når de har en college-grad og en dybtgående forståelse af branchen og virksomheden. At tage dit job seriøst kan føre til større og bedre ting, så det er i din bedste interesse at finde måder at blive uundværlige for din chef og medarbejdere.
En af de bedste måder at gøre dette på er at lære om din chefs mål og prioriteter og forudse hans eller hendes behov. Se fremad og se fremsynet for at forberede sig på anmodninger eller behov, før din chef selv vedligeholder dem. For eksempel, hvis din chef deltager i et bestemt møde hver uge eller måned, skal du læse protokollen fra mødet i forvejen og forberede eventuelle dokumenter eller rapporter, som din chef forventes at præsentere på mødet i god tid. Hvis du ser, at din vejleder skal være i møder hele dagen uden meget af en pause, bestil frokosten til levering og hold kaffekanden frisk. Husk at det er dit job at få chefen til at se godt ud, så gør hvad du skal gøre for at præsentere det mest professionelle og kompetente billede.
Holde op med din branche kan også hjælpe dig med at være en rockstjerneassistent. Lær terminologien og følg udviklingen. På denne måde kan du bidrage til samtaler og være mere præcise i dit arbejde. Detaljer spørgsmål, så forståelse hvad alle taler om vil hjælpe dig med at undgå dyre fejl. Store assistenter er også ressourcefulde og ved, hvornår man skal handle, og hvad man skal gøre. Du kan ikke køre til din chef med ethvert spørgsmål eller spørgsmål; din chef forventer at du tager hånd om ting, som går tilbage til læring. Hvis du kender din organisation ind og ud, hvor du kan finde information og virksomhedens politikker og procedurer, kan du være mere ressourcemæssig og løse problemer.
Endelig kræver en stor assistent exceptionelle organisatoriske færdigheder. Du kan blive opfordret til at besvare spørgsmål, give statusopdateringer eller løse andre problemer på ethvert tidspunkt, og hvis du ikke er organiseret, kan du ikke gøre dette. Den vigtigste administrative pligt er at holde alle pladerne spinde og organiseres, er grundlaget for denne færdighed.
