Du skal have set disse videoer af samlebånd på fabrikker. En kontinuerlig strøm af perfekt udformede, identiske flotte genstande, der flyder over butiksgulvet næsten som ved magi. Hvis kun du og jeg kunne producere output på det niveau af effektivitet, hastighed og nøjagtighed, dag efter dag efter dag.
Øverste årsager til lav produktivitet
Desværre er menneske noget, der ikke udstyre os til monteringstøjlignende præcision og produktivitet. Men der er en masse ting, vi gør på vores arbejdspladser, der er produktivitetsudløb. Her er et kig på nogle af de sædvanlige mistænkte.
$config[code] not foundManglende planlægning
Et tilbagevendende tema i mange hold er den uorganiserede måde, hvorpå enkelte medlemmer nærmer sig et problem. Når der ikke er nogen klar retning om, hvad der skal gøres i forhold til en opgave ved hånden, beslutter hvert medlem at tackle det på deres egen unikke måde.
Det kan betyde, at mere end én person gør det samme arbejde, ubevidst, hvilket er en af de store produktivitetsdræninger. Nogle gange udføres unødige opgaver. På andre tidspunkter er for meget tid tildelt ubetydelige opgaver. Hvert af disse scenarier er produktivitet afløb og repræsenterer et stort udløb på en organisations ressourcer. Men de er helt undgås med en del forudgående planlægning.
Ligesom hver film har et script, så du ved præcis, hvilken scene der følger som en, lav et script til dit hold. Hvis dit arbejde er projektbaseret, skal du udarbejde en detaljeret handlingsplan med klare ansvarsområder og tidsplaner for at holde alle involverede på banen.
Hvis du normalt ikke håndterer projekter, og i stedet håndterer processer, der er rutine; præcisere, hvordan du og dit team vil nærme sig hver proces og sikre, at der ikke er nogen uforudsete flaskehalse. Brug værktøjer som 10.000 Feet eller Resource Guru til bedre at planlægge dine ressourcer.
For meget Email
Selv i denne alder af sociale medier og en million apps til at starte, kan e-mail styre vores dage på arbejde. Selv så længe tilbage som for et år siden sendte vi kollektivt ud 182,9 milliarder e-mails til hinanden hver eneste dag. Med omkring 2,92 milliarder internetbrugere i verden i 2014, der gør det over 62 emails pr. Indbygger hver eneste dag. Det er en anden af de store produktivitet afløb på arbejdspladsen og nok email til at holde dig optaget hele dagen.
Lad ikke e-mail regere din arbejdsdag. Planlæg din dag i de første 10 minutter på arbejde med en klar opgaveliste. Gå videre på din liste, og når du tager en pause fra dit arbejde, skal du kontrollere den overfyldte e-mail-indbakke. Grunden til at prioritere din opgaveliste via e-mail er enkel. Hvad du har lagt på denne liste er ting, der prioriteres du. Email er hvad andre vil have dig til at gøre og opfylder deres prioriteter, ikke din.
At være lidt egoistisk i denne henseende vil gøre underværker for din daglige produktivitet. Hvis du hurtigt skal kommunikere med nogen, skal du bare gå over til deres skrivebord i lidt ansigtstid. Har du ikke tid til det? Vælg i stedet for dit kontors instant messaging service. Slack og HipChat er to eksempler på ekstremt populære og super alsidige IM-tjenester til din arbejdsplads.
Møde Mania
For mange møder og for lidt arbejde er endnu en af produktivitetsafledningerne og også en hyppig beklagelse på arbejdspladser rundt om i verden. Obsessionen til at kalde et møde med forskellige holdmedlemmer til hver lille opgave trækker dem væk fra det virkelige produktive arbejde, at de kunne have opnået og bryder arbejdets rytme.
Endnu værre, mange møder omfatter personer, der kun har lidt eller ingenting at gøre med sagen ved hånden. Det er et kolossalt spild af tid til sådanne medlemmer og giver ingen værdi til mødet.
Undgå produktivitet dræning som dette ved at begrænse antallet af møder du og dit teamopkald. I stedet investerer i et samarbejdsværktøj som Wrike, som giver dig mulighed for at oprette planer, diskutere ideer, tildele arbejde og spore enkeltbidrag, alt sammen fra et "kommandosentral", der integreres med Word, Excel, Gmail, Dropbox, og stort set alle andre almindelige applikationer, du muligvis bruger. Ikke flere spildende møder for hver lille opdatering fra hvert holdmedlem.
For mange pause
Alt arbejde og intet spil gør Jack til en kedelig dreng. Men vores ånd med at omdanne arbejdspladser til tilbagelagte steder resulterer ofte i kontorer, hvor flere mennesker står uden for at tage en "røgpause", end folk på deres arbejdspladser arbejder.
Så er der endeløse kaffekørsler og personligt arbejde, der kryber ind i arbejdstiden og stjæler produktiv tid ud af vores tidsplaner, uden at vi selv forstår det.
Opmuntre dit hold til at tage pauser fra deres arbejde for at genoplade sig selv nu og da, men tag et klart stå imod for hyppige pauser, der tjener lidt eller intet formål ud over at spilde tid.
Mange mennesker i din arbejdsplads røg? Opret en zoned off rygning område ikke for langt fra dit arbejdsområde, så dine kolleger ikke behøver at tage elevatoren op og ned for hver røg pausen. Endnu bedre, opmuntre dit hold til at sparke rumpen og i stedet slappe af i spillehal eller cafeteria.
Afskedige ord
Produktivitetsafløb og lav produktivitet er ikke kun problemer, der generer dit team. Over 70 procent af de amerikanske arbejdere er 'aktivt afbrudt' ifølge et Gallup-studie i 2013.
Forestil dig økonomiens tilstand, hvis disse arbejdere kunne bringes tilbage til en aktivt produktiv tilstand! Du kan muligvis ikke omdanne hele økonomien endnu, men med nogle få enkle ændringer kan du helt sikkert vende produktiviteten på din egen arbejdsplads.
Busy Office Photo via Shutterstock
5 kommentarer ▼
