Korrekt telefon etikette er afgørende for at præsentere et professionelt billede og holde et kontor kører problemfrit. At få nuancer rigtigt er vigtigt, da et telefonopkald normalt repræsenterer en kundes første møde med virksomheden. Disse samme uskrevne regler gælder også for kollegaer, hvor en uhøflig person nemt kan forstyrre et ellers harmonisk miljø. At lære de grundlæggende grundregler for kontoretelefonetiketten nu vil spare dig for forlegenhed senere.
$config[code] not foundBekendtgør dig straks
Lad ikke opkaldere gætte på din identitet ved at besvare dem. Reagere med dit fulde navn og den formelle virksomhedshilsen, hvis din arbejdsgiver kræver en. For eksempel kan en receptionist på receptionen sige noget som om "Godmorgen, det er Jane Doe, der kan tale, hvordan kan jeg hjælpe dig?" Aldrig spise eller tygge tyggegummi, mens du er i telefonen. Hvis opkalderen forlader en besked, skal du gentage oplysningerne højt, så han ved, du forstår dem. Bemærk hvert opkalds tid og dato, inden du slår meddelelsesskærmen.
Curb din højttalertelefon
Begræns højttalertelefoner til private indstillinger som konferenceopkald, hvor det er nemt at indeholde volumenniveauer bag lukkede døre. Opbevar dem ud af kabinetter eller åbne rum for at undgå at forstyrre medarbejdere. Når du gør forretninger, skal du sørge for, at alle parter ved, at du bruger en højttalertelefon og får deres aftale, før du starter. Når et møde slutter, skal du sørge for, at du virkelig har afbrudt højttalertelefonen for at holde ikke-deltagere i at høre eventuelle uformelle kommentarer, som du eller andre gør.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingDæk hovedtelefonerne
Hold hovedtelefoner eller Bluetooth-headset på dit skrivebord, når du forlader det i længere tid, f.eks. Ved at bruge toilettet eller tage en personlig pause i et fælles område. Ellers vil kollegaer kæmpe for at få din opmærksomhed, da de ikke har nogen idé om, at du ringer.Hvis du bruger ørestykker eller hovedtelefoner, når du ikke bruger dem, er det også uhøfligt, da det tyder på, at du ikke er villig til at engagere dig med andre.
Sænk lydstyrken
Undgå at miste dine omgivelser, mens du er i telefonen. Tal i rolige og konverserende toner til enhver tid - men sænk din stemme, hvis kollegaer blinker irriteret udseende, rådgiver Barbara Pachter, en karriere coach interviewet i Business Insider's oktober 2013 artikel "Otte Telefon Etiquette Regler hver Professional bør vide." Følg lignende regler for enheder som mobiltelefoner. Lad dem vibrere for at undgå at forstyrre arbejdsfunktioner, og vælg normale ringetoner. Medarbejdere kan ikke dele din kærlighed til slibende hip-hop eller speed metal, for eksempel.
Mind dine voicemails
Angiv dit navn, titel og instruktioner for opkald i telefonsvarerhilsner. Følg din arbejdsgivers brugervejledning. Stillehavsuniversitetet kræver f.eks. Medarbejdere til regelmæssigt at opdatere deres hilsener - så opkaldere undre sig ikke, om en arbejdstager stadig er på ferie. Vær kortfattet i dine talemeddelelser, da modtageren måske ikke har tid til at høre mere end grundlæggende detaljer. Sæt dit telefonnummer langsomt, men så opkalderen ophører ikke med at gentage din besked igen og igen.
