Email kan være en hurtig og effektiv måde at holde kontakten med kolleger, men forkert brug er ikke kun uprofessionelt, det kan koste dig dit job. Et par tips kan hjælpe dig med at opretholde en professionel e-mail-etikette.
Begynd med at adressere e-mailen til modtageren ved hjælp af ordentlig titel, dvs. Kære Fru Fru Frøken. Dr. mv. En mangel på formalitet er den mest almindelige fejl. Uanset kommunikationsmedium er visse etiketter afgørende. Hvis du vil adressere modtageren ved deres formelle titel personligt, gør det også i dine e-mails.
$config[code] not foundHvis e-mailen bliver leveret til flere modtagere, kan du erstatte Dear Gentlemen, Ladies, Sirs, (Company Name) Personnel osv.
Spring over en linje og indtast dit indhold - informationsopgørelsen artiklen adresserer. Dette bør aldrig indeholde slang, profanitet, nøgenhed, sarkasme, vittigheder, nedbrydning af en person eller andre oplysninger, der kan opfattes som fornærmende for nogen.
Hold din besked direkte og til det punkt. Basere det på fakta, ikke følelser.
Glem aldrig, at e-mails nemt fremsendes. Selvom de påtænkte modtagere ikke videresender e-mailen, overvåger nogle firmaer e-mail-korrespondance ubekendt til computerbrugeren. Også når der er noget, der er trykt, hvad enten det er elektronisk eller på anden måde, kan det henvises til en uspecificeret tidsperiode. En venlig modtager i dag kan være modstander i morgen.
Spring en linje og luk med en ordentlig underskrift. Dette skal indeholde dit fulde navn, firmanavn, afdeling, hvis det er relevant, firmanavn og kontaktpersonoplysninger.
Eksempel:
Med venlig hilsen;
John Smith, redaktør ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
I emnelinjen titler du e-mailen korrekt, så den er let identificeret.
Altid stavekontrol! Stavefejl afspejler dårligt på forfatteren.
Korrekturlæst. Lad det sidde i 20 minutter eller så længe som muligt og korrekturlæse igen. Hvis et vigtigt punkt eller spørgsmål behandles, skal du have en anden individuel korrekturlæsning, før du sender til modtagere.
Det er meget nemt at ramme send-knappen, men kontroller trangen, da en e-mail er sendt, kan du ikke rette fejl.
Brug ikke humørikoner, så søde som de kan synes.
Undgå også at bruge for mange farver. Prøv at holde farverne til to maksimale pr. E-mail.
Altid BCC (Blind Carbon Copy) dig selv, så du har kopier af din korrespondance, selvom dit e-mail-program automatisk gemmer kopier af sendt email.
Du vil snart blive vant til formaliteten. Modtagere vil sætte pris på din professionalisme, og du kan hjælpe med at undgå potentielt skadelige fejl.
