Email kan være vigtigt, men hvis du ikke kommunikerer den rigtige måde, kan du faktisk skade din virksomhed.
Der er nogle forretningsregler for e-mail-etikette og retningslinjer, du kan følge for at sikre, at din e-mail-kommunikation er solid. Her er 50 tips.
E-mail Etiquette Tips
Har en professionel e-mail-adresse
Før du selv starter emailing, skal du sørge for, at din egentlige e-mail-adresse er passende. Ideelt set har du en officiel e-mail-adresse, der slutter med virksomhedens webadresse. Men hvis du bruger en personlig Gmail-konto eller noget lignende, skal du bare sørge for, at du holder det nemt med dit navn eller initialer, i stedet for at forsøge at blive sød eller sjov.
$config[code] not foundInkluder en direkte emnelinje
I hver e-mail skal du inkludere en emnelinje, der nøjagtigt afspejler indholdet af e-mailen. Bare et par ordoversigter vil give modtageren en ide om, hvad de skal forvente, før de rent faktisk læser din besked.
Brug kun 'Besvar alle', når det er nødvendigt
Når du får e-mails, der omfatter alle i din organisation eller endda nogle få mennesker, kan du blive fristet til bare at inkludere alle i dit svar. Men dette kan føre til meget spildt tid for folk, hvis meddelelsen ikke er relevant for dem. Så brug pleje og svar kun alt, når det er absolut nødvendigt.
Korrekturlæst
Du ønsker ikke at tage tid til at lave en stor e-mail-meddelelse for at få det til at stryge med stave- og grammatikfejl. Så tag et øjeblik til korrekturlæsning og stavekontrol inden afsendelse, så du kan fange eventuelle mulige fejl.
Genlæse for Tone
Men du bør også rent faktisk læse din besked med et sind om, hvordan din modtager vil læse den. Nogle gange kan tonen gå tabt i e-mail. Så bare sørg for at det læser, hvordan du har til hensigt.
Husk dine manere
Og selvfølgelig skal du inkludere niceties gerne tak og tak i hver besked.
Hold det mere formelt for kunder / overordnede
Der er mange forskellige formaliteter, når det kommer til email. Så sørg for at overveje dit forhold til hver person, før du bliver for komfortabel. "Hey guys" kan være en passende hilsen til dine venner. Men når du beskæftiger sig med klienter, vil du nok gerne holde det lidt mere professionelt.
Brug formalitet til nye kontakter
Ligeledes er det en god idé at holde tingene ret formelle med folk, du sender email for første gang, indtil du lærer dem godt nok til at ændre det.
Brug en acceptabel hilsen
Mere specifikt vil du overveje de hilsner du bruger til hver person. Generelt skal du holde "Hej …" til folk, du kender ganske godt. "Hej" og fulde navne er mere passende for kunder eller første gangs kontaktpersoner.
Hold dig til punktet
I den faktiske krop af din email, vil du gerne holde det så kort som muligt. Lad ikke modtageren læse en roman bare for at finde ud af, hvad dit hovedpunkt er.
$config[code] not foundOpbrud lange meddelelser
Hvis du har flere point at lave, skal du bryde op teksten med forskellige afsnit eller lige tal for at gøre det nemmere at læse.
Vær klar med din opfordring til handling
Du bør også overveje, hvad du vil have modtageren at gøre med din besked. Hvis du leder efter dem til at svare med en bestemt information, fortæl dem dem i slutningen af din email.
Brug pleje med akronymer og jargon
Hvis du har medtaget nogen akronymer eller branchespecifik jargon i dine e-mails, skal du overveje kendskabet til modtageren. Hvis du for eksempel beskæftiger dig med kunder i forskellige brancher, kan du måske medtage lidt mere information, end du ville med dine kolleger.
Overvej din afslutning
Så i slutningen af hver e-mail, vil du gerne vælge en passende afsluttende erklæring. Brug noget som "tak" eller "bedst" til forretningsmails.
Inkluder en signaturblok
Du kan også inkludere en signaturblok, der indeholder nogle flere oplysninger i bunden af dine e-mails. Medtag dit navn og nogle kontaktoplysninger.
Lav bemærkninger til eventuelle vedhæftede filer
Hvis du vedhæfter dokumenter til en e-mail, så lad modtageren vide, hvad det er, så de behøver ikke at åbne det for at finde ud af det.
Glem ikke at vedhæfte
Det er også ret almindeligt, at folk siger, at de vedhæfter noget og så glemmer at faktisk gøre det. Så dobbelt check inden afsendelse.
Kontroller filstørrelsen
Men pas på, når du vedhæfter store filer. Kun gør det, når det er absolut nødvendigt. Eller du kan prøve at ændre størrelsen på fotos eller opdele filen på mindre stykker for at gøre det mere håndterbart.
Zip store filer
Når du skal vedhæfte store filer, skal du sætte dem ind i en.zip-fil for at gøre det lettere for din modtager.
Spørg om disse vedhæftede filer først
Det er også god praksis at spørge din modtager, hvis det er okay at sende en stor fil på forhånd. Og så find ud af, hvornår det ville være den bedste tid for dig at sende en sådan fil.
Forhør om filtyper
Se også, hvilke programmer dine modtagere har adgang til, så du kan være sikker på, at de vil kunne åbne de vedhæftede filer, du sender.
Send PDF-filer, når det er muligt
Men PDF-filer er enkle at se på enhver type enhed. Så hvis det er muligt, send PDF-filer i stedet for filer, der kræver et bestemt program.
Må ikke åbne vedhæftede filer fra personer, som du ikke ved
På den anden side af den ligning, når du får en vedhæftet fil i en e-mail, som du ikke havde forventet, skal du være forsigtig med at åbne den. Hvis du er usikker på noget, så spørg afsenderen om vedhæftet fil, før du faktisk åbner den.
Del ikke fortrolige oplysninger
Da e-mails er så nemme at videresende og dele, eller ved et uheld sendes til den forkerte person, er det ikke det rigtige format til deling af følsomme eller fortrolige oplysninger.
Brug forsigtighed med humor
Du kan også være fristet til at tilføje i lidt sjov eller humor til dine e-mails. Men da det kan være svært at dechifrere tone i e-mails, skal du bare sørge for at det er meget klart eller holde vittighederne til folk, du er virkelig komfortabel med.
Hold dig væk fra dumme skrifttyper
Email er også ikke det rette sted for dig at blive kreativ med designelementer. Stick med skrifttyper, der er klassiske og nemme at læse.
Stick med sort og hvid
Ligeledes væk fra unikke skrifttypefarver og baggrundsmønstre. Klassisk sort og hvid er det nemmeste at læse.
Begræns brug af udråbstegn
Udråbstegn kan hjælpe dig med at formidle en følelse af spænding eller vægt. Men brug dem ikke i overskud, eller din besked vil ikke virke som professionel.
Brug forsigtighed med alle caps
Alle kasketter kan også tilføje lidt vægt. Men det kan også komme på tværs som at skrige. Så medmindre det faktisk er nødvendigt, overvej at bruge kursiv eller noget i stedet.
Brug kun emoticons med bestemte personer
Når det kommer til smileys og humørikoner, hold dem til samtaler med venner og lukk kollegaer, som du ved, ikke vil fortolke eller se dem som uprofessionelle.
Overvej forskellige kulturer og sprog
Du kan også undertiden svare til folk fra forskellige kulturer eller baggrunde. Så sørg for at overveje, at når du laver dine svar, så du ikke fornærmer eller forvirrer nogen.
Trin tilbage, inden du sender følelsesmæssige meddelelser
Hvis du nogensinde finder dig selv i en situation, hvor du skal sende en vred eller ellers følelsesmæssig e-mail, skal du udarbejde din besked og derefter gå væk i et stykke tid for at rydde dit hoved. Så gentag beskeden senere for at sikre, at det faktisk er, hvad du vil sige.
Svar på uheldsmeddelelser
I situationer, hvor du modtager en e-mail, der ikke var beregnet til dig, skal du svare på afsenderen for hurtigt at fortælle dem.
Bekræft kvittering for meddelelser Du kan ikke komme til højre væk
Og hvis du får en e-mail, der var beregnet til dig, men ikke noget du kan reagere helt med det samme, skal du bare lade afsenderen vide, at du har modtaget det, og når du kan komme til det.
Start en ny e-mail-kæde til nye emner
Når du mailer en person, som du svarer til ofte, kan det være fristende at holde kun én kæde løbende. Men det kan gøre det svært for dig at holde dine samtaler organiseret. Så start en ny kæde for hvert nyt emne.
Videresend kun meddelelser, når det er nødvendigt
Videresending kan være en nyttig funktion til e-mail-brugere. Men det kan også blive overbrugt. Så før du sender meddelelser, skal du bare sørge for at de rent faktisk er nødvendige, så du ikke bombarderer folk med e-mails.
Tilføj en personlig besked, når videresendelse
Når du finder det nødvendigt at videresende e-mails, skal du tilføje en personlig besked øverst for at forklare i stedet for bare at slå frem og gøre modtageren læst gennem hele e-mail uden kontekst.
Kontrollér indhold inden videresendelse
Og hvis du videresender en nyhedshistorie eller enhver form for information, som du ikke personligt kan være opmærksom på, skal du foretage en hurtig undersøgelse for at kontrollere nøjagtigheden, så du ikke ender med at spilde nogen tid med oplysninger, der ikke er korrekte.
Tilføj ikke folk til e-mail lister, de ikke tilmeldte sig
Hvis du har gruppe e-mail-kæder eller lister, som du sender e-mails til jævnligt, skal du kun føje personer til denne liste, hvis de har givet dig deres tilladelse.
Politisk bede om at blive taget af lister, du ikke meldte dig til
Og hvis du nogensinde er blevet tilføjet en liste, du ikke har tilmeldt dig, skal du ikke være bange for at kontakte afsenderen og bede høfligt om at blive taget af.
Giv folk nok tid til at svare før du sender påmindelser
Hvis du har sendt en email og ikke har fået svar, kan du sende en hurtig påmindelse. Bare sørg for at du har givet personen en dag eller to for at svare, alt efter hvor lang tid det normalt tager dem at gøre.
Tjek din spammappe
Det er også en god ide at tjekke din junk eller spam mappe, før du sender påmindelse e-mails til folk - bare hvis de allerede har sendt det.
Brug væk meddelelser, når du er på ferie
Når du går på ferie eller ude af kontoret i mere end en dag eller to, skal du oprette et automatisk svar eller en besked, så folk får et hurtigt svar, når de sender dig en e-mail.
Lad folk vide, hvornår du vil svare
I den besked skal du inkludere den dato, du vil være tilbage på kontoret, og når du forventer at kunne returnere e-mails, så de ved, hvornår man kan forvente et svar.
Giv dem en anden kontakt til uopsættelige spørgsmål
Og bare hvis eventuelle henvendelser er særligt presserende, skal du inkludere en anden kontakt i din virksomhed, som de kan komme i kontakt med.
Tilføj e-mail-adressen sidst
Hvis du udarbejder en helt ny e-mail, skal du starte med emnet og indholdet, inden du tilføjer modtagerens e-mail-adresse. Dette forhindrer dig i at sende det for tidligt.
Dobbeltkryd modtageren
Du vil også sørge for, at du sender den til den rigtige person. Så altid dobbelttjekke det, før du sender.
Triple-check Navn stavning
Og gå tilbage og tjek endnu en gang, at du stavet personens navn korrekt i din email. Du kan ikke være for forsigtig i dette tilfælde.
Sørg for, at dit navn vises korrekt
Du skal også sørge for, at dit eget navn vises korrekt i din underskrift og afsenderfelt.
Slet hurtigt, hvis det er nødvendigt
Nogle e-mail-klienter som Gmail har en funktion, der giver dig mulighed for at slette sendte e-mails, hvis du gør det med det samme. Så hvis du glemte at dobbelttjekke noget, skal du slette emailen hurtigt, før den rent faktisk kommer til modtageren.
Email-foto via Shutterstock
Mere i: Populære artikler 9 Kommentarer ▼
