For mange bliver kaldet til et møde ikke en velkommen begivenhed. På mange arbejdspladser bruger arbejdstagerne rigelige mængder tid på møder, der alt for ofte også effektivt udfører ingenting. I stedet for at lade det møde, du løber for at blande sig med resten af de værdiløse - og måske endda smertefulde - møder, som deltagerne tidligere har oplevet, sætte dine egne fra hinanden ved effektivt at planlægge og køre dit møde.
$config[code] not foundSætte mål. Alle møder skal have et formål. Før dit møde beslutter du, hvad du vil opnå ved dette sted. Når du formulerer dit mål, skal du skrive en kortfattet og letforståelig erklæring som f.eks. "At vælge en reklamekampagne i fjerde kvartal."
Forbered en dagsorden. Indtast alle de emner, du vil diskutere i mødet i den rækkefølge, du vil diskutere dem i. Tilføj yderligere klarhed på din dagsorden ved at placere en anslået tid ved siden af hvert emne for at diskutere, hvilket hjælper dig med at sikre, at du ikke har inkluderet for mange elementer.
Del dit mål og din dagsorden forud for mødet via e-mail. Ved at dele både formålet med mødet og dagsordenen med dem, der vil deltage i deres ankomst, giver de dem mulighed for mentalt at forberede sig på mødet og give dem mulighed for at komme tilberedt med papirarbejde eller andre materialer, der er tydelige til det planlagte emne.
Etablere roller. Vælg en person til at fungere som sekretær og bede denne person om at tage noter, når mødet skrider frem. Tildel en anden møde deltager til at fungere som time keeper. Denne person vil holde øje med uret og hjælpe med at sikre, at du følger din planlagte tidsfordeling for hver dagsorden. Erklære dig selv moderator og tage opgaven med at flytte gennem punkterne på dagsordenen på en rettidig og effektiv måde.
Gentag kontrol af mødet, hvis det glider ud af din forståelse. Især hvis en deltager på dit møde har en tendens til at lede møder på vildt, er det afgørende, at du udøver din magt som mødeleder og holder sessionen på banen. For at gøre dette effektivt, skal du påpege det personligt, at den enkelte forsøger at kapre mødet med grunden til mødet og bede ham om at redde sine sider for at drøfte på et senere tidspunkt.
Tildel opgaver. Når du bevæger dig gennem din diskussion og beslutter om ting, der skal gøres, skal du tildele disse opgaver på stedet. Angiv også en forfaldsdato for færdiggørelsen af hver opgave, hvilket forbedrer chancerne for, at opgaven rent faktisk bliver gjort. Bed personen om at tage møde minutter for at skrive ned disse opgaveopgaver.
Afslut mødet til tiden. Hvis du tillader mødet at gå forbi sit planlagte slutpunkt, vil du sandsynligvis finde ud af, at mange af deltagerne mentalt tjekker ud af sidden. Hvis du når udgangen af din tildelte tid, og du har elementer endnu at diskutere, skal du skrive dem til en senere dato ud af respekt for dem, som gav deres tid til at deltage i mødet.
Del minutter efter møde. Email mødet minutter sammen med en tak til deltagerne for deres samarbejde og dedikation med 24 timer af mødet slutningen. Hvis du har tildelt mange opgaver under mødet, skal du medtage en høflig påmindelse til deltagerne om at følge med de tildelte elementer.
