Gå til enhver virksomhed rundt om i landet, og du vil utvivlsomt støde på et personale, der beskæftiger sig med typiske kontoropgaver. Det kan endda se ud som de scener, du har set på tv. Personalet hjælper ledere med at imødekomme, hvad kunderne har brug for, de er på en bestemt dag, og de forvalter virksomhedens papirarbejde, herunder bogføring, arkivering og dataindtastning. Kontorstillinger består af roller som sekretær, salgsassistent, kontorist og receptionist.
$config[code] not foundBesvarelse af telefonen
Mange kontoropgaver omfatter tale direkte med offentligheden. Kontorassistenter eller receptionens receptionister besvarer indgående opkald, overfører opkald til ledere og andre medarbejdere og tager beskeder. Denne opgave kræver fremragende interpersonelle færdigheder og en klar talende stemme.
Brug af kontorudstyr
Hvis du arbejder på et kontor, skal du til sidst bruge nogle af udstyret. Det kan medføre kopiering ved hjælp af kopimaskinen, afsendelse af faxer, brug af internettet og udskrivning. Uddannelse for hver enhed leveres på arbejdspladsen af vejledere eller andre erfarne medarbejdere.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingIndtastning af data
Formularer oprettes fra skabeloner, og det kræver en faktisk person at indtaste dataene i de tomme felter. Formularer, ordrer og rapporter oprettes af kontorets fagfolk - sekretærer, ordregivere, forsikringsassistenter - som normalt er i stand til at skrive mange ord pr. Minut over den gennemsnitlige maskinskrivningshastighed.
Finansiel
Fra tid til anden kan kontoropgaver involvere virksomhedernes økonomi. Dette gøres normalt af almindelige kontormedarbejdere, der sender kunders betalinger og foretager økonomisk kontrol.De kunder, der skal betales, håndterer virksomhedens udgående regninger, mens kundefordringer kontrollerer indgående klientbetalinger. Administrative assistenter må muligvis udarbejde finansielle rapporter for tilsynsførende.
Rapportforberedelse
Rapporter er en stor del af kontoropgaver, og med god grund. Ledere har brug for kontorrapporter, der dækker budgettet og andre vigtige virksomhedsoplysninger. Normalt udarbejdes rapporter af kontorsekretærer og administrative assistenter. Disse rapporter kan være til personer i virksomheden og leveres personligt eller til et firma på tværs af byen eller på tværs af landet, leveret via e-mail eller leveringstjeneste.
