På denne dag af det elektroniske kontor er det muligt at tage begrebet arkivpapir for givet. Udvikling af effektive kontorarkiveringspolitikker kan hjælpe med at holde vigtige dokumenter tilgængelige og aktive dokumenter nemt at finde. Uanset hvor meget dokumentation der udføres på computere, vil der altid være et bestemt beløb, der skal udskrives og arkiveres for hånd. Hold op på arkivering og du kan køre et mere effektivt kontor.
$config[code] not foundAnsvar
Uanset hvor detaljeret en kontorarkiveringspolitik måtte være, skal en person være ansvarlig for gennemførelsen af politikken på daglig basis for at den skal være effektiv. Delegerende arkiveringsmyndighed kan variere afhængigt af mængden af oplysninger, der skal arkiveres, kompleksiteten af arkiveringssystemet og hvor ofte information hentes og skal genindleveres.
Med en god indleveringspolitik bør indgivelsen kun foretages af den ansvarlige person. Hvis nogen anden fjerner et dokument, bør der være en regel om, at dokumentet er placeret i en "i" kurv, der skal arkiveres af den ansvarlige part. Hvis der er flere personer ansvarlige for arkivering, skal du oprette et system på hver mappe, hvor den sidste person, der indgav noget, skal underskrive deres initialer. For at opretholde et godt arkiveringssystem skal ansvarlige mennesker holdes ansvarlige.
Farvekodning
Ifølge PowerHomeBiz.com er en af måderne til at holde dine filer organiseret, ved farvekodning af dem. Du kan farvekode filer ved hjælp af farvede faneblade klistermærker, eller du kan købe filmapper i forskellige farver til brug i dine skabe.
Når du adskiller efter farve, kan det være mere effektivt at bruge farvekodningssystemet til de mere omfattende overskrifter og derefter et andet system til underrubrikkerne. For eksempel kan alle finansielle dokumenter indsættes i grønne filer, men dokumenterne vedrørende skatteoplysninger vil have deres eget system på plads. Eksperiment med farvekodning dit farvekodningssystem. Grønne mapper kan bruges til finansielle dokumenter, men der kan lægges røde faneblade på de skattemæssige oplysninger.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingAktiv og arkivering
Dine mest brugte filer vil være dem, der skal betragtes som aktive, og de, der ikke regelmæssigt henvises til, kan arkiveres. Et aktivt filsystem er dynamisk og giver plads til udvidelse og tilføjelse. Når et dokument er blevet anset uden for dets aktive fase, flyttes det til arkivering. Hold dine aktive filer tilgængelige for dem, der har brug for dem, og hold øje med at organisere dine aktive filer hver dag.
