Protokollen fra mødet i en forening eller organisation er den officielle rekord af handlinger truffet af gruppens bestyrelse, men de er ikke ment som et all-inclusive transkript. For meget detaljer kan fremlægge et forvirrende billede af, hvad et møde opnået og inviterer fejlfortolkning. Nøglen til at skrive passende mødeminutter er at være kortfattet og præcis og følge standardpraksis.
$config[code] not foundStart minutter med organisationens navn og registrer mødet dato og dets placering. Protokollet skal notere alle bestyrelsesmedlemmer til stede, tilstedeværelsen af et quorum og det tidspunkt, hvor mødet blev indkaldt til ordre. Sekretæren bør også registrere det tidspunkt, hvor bestyrelsesmedlemmer ankommer sent eller forladt tidligt for at få en klar oversigt over, hvem der var til stede, når der blev taget stemmer.
Følg dagsordenen for at afkrydse ting, der kommer op først, såsom korrektioner og tilføjelser til foregående møde minutter, accept af en kasserer rapport eller præsentation af udvalgsrapporter, der ikke kræver yderligere handlinger. For skriftlige rapporter, såsom en opdatering fra kasserer, skal du blot vedlægge rapporten til protokollen. For mundtlige rapporter opsummeres kortfattet.
Optag essensen af hvilken handling et bestyrelse tager, men ikke en løbende dialog med diskussion mellem bestyrelsesmedlemmer. Når der er lavet en bevægelse, registrere, hvem der gjorde bevægelsen og hvem udstationerede, og afstemningen er resultatet. Bemærk andre handlinger, der er truffet på mødet, der ikke er genstand for afstemning, såsom bestyrelsesformand, der tildeler opgaver til en kommende associeringsbegivenhed, bestyrelsesmedlemmer, frivilligt arbejde for udvalgsmedlemmer og drøftelser om fremtidige aktiviteter. Protokollen bør indeholde en kortfattet opsummering af enhver anden diskussion.
Sammenfatte spørgsmål, der er rejst under dagsordenen for "New Business." Mens den nye forretning kan være noget, bør protokollen primært afspejle det emne, der rejses, hvem der rejste det, og ethvert direktiv fra præsidenten eller bestyrelsen for at løse problemet eller "se ind i det. "
Afslut minutter med dato, tidspunkt og sted for det næste møde. Bestil protokollen som instrueret af bestyrelsesformanden eller præsidenten, f.eks. Online eller i et udpeget arkivskab.
