At skrive et formelt notat er en effektiv måde at kommunikere i et firma. Skriv notatet med en autoritativ stemme, der har til hensigt at informere i stedet for at skræmme læseren. Supplerende oplysninger inkluderet i notatet kaldes en vedhæftet fil, og vedhæftninger er typisk inkluderet med bogstaver. Et formelt notat indeholder specifikke afsnit og indeholder både forfatterens og assistentens initialer i slutningen. Selv om de fleste notater er en side eller mindre, skal du huske at medtage et resumé i slutningen af notatet, hvis det er længere end en side.
$config[code] not foundOpret overskriften til notatet, som indeholder afsnittene "Til", "Fra" og "Emne". Bestem, hvem der skal modtage en kopi af notatet. Hvis du indeholder vedhæftede filer, skal du bestemme hvem der skal have vedhæftede filer, og hvem skal bare have en kopi af notatet, så de er opmærksomme på oplysningerne, og at vedhæftningerne er blevet distribueret (for eksempel kan en administrator have oprettet vedhæftet fil og behøver ikke nødvendigvis en kopi). Medtag navnene på alle for at få notatet i afsnittet "Til" i overskriften. Personer, som du vil kopiere, går i "cc" -delen af notatet i slutningen af notatet. Der kan også være personer, som du ønsker at informere privat om notatet. Disse modtagere bliver "blinde kopierede". De vil få en kopi af notatet, men ikke offentligt noteret i afsnittene "Til" eller "cc".
Skriv notatets krop klart og konsekvent. Brug direkte og formelt sprog, men hold memoet fra klokkende skræmmende eller nedsættende. Længere notater skal indeholde afsnit overskrifter for at gøre dem lettere at læse.
Afslut notatet. Ved afslutningen af notatet skal forfatterens initialer vises med assistentens initialer efter et skråstreg "XX / yy." Forfatterens initialer er kapitaliseret; assisterende er i små bogstaver. Herunder skal to mellemrum være ordet "Vedhæftede filer (x)" med antallet af vedhæftede filer indeholdt i parentes, hvis der er mere end en. Dernæst listen over de personer, du vil kopiere, eller "cc." Det skal være i et listformat. Personer, der er blinde kopieret, skal skrives manuelt på deres kopier. Sørg for at inkludere "bcc", så de ved, at de er blevet kopieret anonymt. Forfatteren af notatet skal starte med hans navn i afsnittet "Fra" i overskriften, inden notatet distribueres.
Tip
Gem en ekstra kopi eller to af notatet i en fil med vedhæftede filer, hvis en anden skal tilføjes til distributionslisten.
Prooflæse notatet for typografiske fejl, der stavekontrol savner (form / fra).
De fleste tekstbehandlingsprogrammer indeholder en memo skabelon, hvis din virksomhed ikke har angivet en til brug.
Advarsel
Sørg for, at du inkluderer alle modtagere i afsnittet "Til" i notatet.
Notater skal kun bruges til intern virksomhedskommunikation. Kommunikation med leverandører eller kunder skal skrives i et brevformat.
