Der er dagligdags aktiviteter i enhver virksomhed. Dette er opgaver, der tager tid og energi, men ærligt håndteres bedre af en anden, så du kan fokusere på din virksomheds kerneforretning.
Men hvor kan du finde nogen til at håndtere disse opgaver? Indtast den virtuelle assistent!
"En virtuel assistent kan tage daglige ting, der forårsager stress, men det er faktisk ikke så svært, og få dem gjort bag kulisserne, så du kan fortsætte med at arbejde på de større ting, der betyder noget," forklarer Jess Ostroff, direktør for ro på Do not Panic Management, et virtuelt assistentbureau, der specialiserer sig i end-to-end Facebook-styringstjenester til virksomheder.
$config[code] not foundI betragtning af den vigtige rolle, de spiller, er det afgørende at vælge klogt, når de ansætter en virtuel assistent. Nedenfor er nogle hemmeligheder at ansætte den rigtige virtuelle assistent.
Når du ansætter virtuelle assistenter, sørg for dem…
Opretholdelse af klar kommunikation
En vigtig forskel mellem at ansætte en fuldtidsansat og en virtuel assistent er fysisk tilstedeværelse. I modsætning til en almindelig medarbejder kan en virtuel assistent ikke komme ind i din hytte for at få svar. Dette gør kommunikation meget afgørende. Du bør derfor søge efter en virtuel assistent, som hele tiden holder fuld gennemsigtighed i kommunikation.
Har industri erfaring
Antag at du ejer en lille B2B-forretning, og din målgruppe er den mere seriøse og udviklede gruppe af mennesker og beslutningstagere. Vil du have fordel ved at ansætte en nybegynder uden erhvervserfaring? Sikkert ikke. I stedet skal du kigge efter en person, der har tilstrækkelig viden om den industri, du opererer i. En person med stærk erhvervserfaring vil kunne forstå, hvad publikum virkelig ønsker.
Tag ejerskab til fejl
En professionel virtuel assistent er aldrig bange for at tage fat på fejl begået på arbejdspladsen. Det er denne kvalitet, der gør det lettere for dig at arbejde med dem. Som Ostroff siger: "De værdsætter deres arbejde og deres bidrag til din succes og tager ejerskab til fejl eller misforståelser, så de kan gøre det bedre i fremtiden." Hvis du tager ejerskab til fejl, indikerer du også personens ansvarlighed, hvilket er en god kvalitet at have i en virtuel assistent.
Har verificerbare referencer
En simpel, men effektiv måde at måle en potentiel virtuel assistent på er færdigheder og kvaliteter er at søge efter referencer og udtalelser fra tidligere arbejdsgivere. Sørg for at være opmærksom på, hvad deres tidligere arbejdsgivere har at sige om deres arbejde, personlighed og færdigheder. Baseret på testimonials, vil du være i stand til at finde den rigtige person til jobbet.
Forstå, hvordan Social Media fungerer
Hvis du ansætter nogen til for eksempel at administrere din Facebook-konto, er det vigtigt for dem at forstå fuldt ud, hvordan webstedet virker. Bortset fra en omfattende forståelse af Facebooks funktionaliteter er det vigtigt at klart vide, hvad det kan gøre for virksomheder. En god track record vil være nyttig for at hjælpe dig med at undersøge en potentiel virtuel assistents evner i udførelsen af det aktuelle job.
Del forslag
Professionelle virtuelle assistenter har tilstrækkelig tillid til deres færdigheder og erfaringer til at dele forslag, der kan hjælpe deres arbejde og gavne din virksomhed. "De kan også komme med forslag til processer og effektivitet baseret på deres egne erfaringer, der kan hjælpe dig med at drive din forretning mere problemfrit," nævner Ostroff. Nyttige input og forslag kan i sidste ende hjælpe dig med at opfylde dine forretningsmål.
Stil spørgsmål om job og ansvar
Når en potentiel virtuel assistent stiller spørgsmål om jobrollen og ansvaret, viser den sin interesse for at opfylde dine forventninger. Gyldige spørgsmål er også nyttige for at hjælpe dig med at udklare veldefinerede jobansvar. "Det er vigtigt at se dybt inde i dig selv og din virksomhed for at finde ud af, hvad du virkelig skal gøre, og hvad en anden kunne gøre. Derefter skal du finde ud af, hvilke af de ting andre kan gøre faktisk, skal delegeres til en VA, "siger Ostroff.
Udfør godt i en prøveperiode
Ikke sikker på, hvordan dit forhold til den virtuelle assistent vil vise sig? Prøv et forsøgsprojekt for at teste vand. "Det er vigtigt at starte med opgaver eller projekter, der er små og specifikke, så du kan begynde at opbygge tillid, men ikke risikere noget større, går galt, hvis assistenten ikke er den rette pasform," forklarer Ostroff. Hvis det lille projekt går godt, kan du stole på assistenten med større opgaver.
Excel til Time Management
En stor kvalitet hos en god virtuel assistent, ifølge Ostroff, er deres evne til at "tage daglige ting, der forårsager stress, men det er faktisk ikke så svært." For at gøre det skal den virtuelle assistent have gode tidskompetencer. Med andre ord bør de vide, hvordan man prioriterer forskellige job og multi-task uden at savne deadline. De bør også værdsætte din tid og sikre, at du har en aftale om tidslinjerne.
Mesh med din personlighed
I betragtning af hvor tæt du skal arbejde med din virtuelle assistent, er det helt afgørende at finde nogen, hvis personlighed er kompatibel med din. For eksempel vil du føle dig godt tilpas med at arbejde på afstand med en person, der slet ikke taler? Du skal have en klar forståelse af de interpersonelle kvaliteter, du leder efter i en person, som du ikke møder ansigt til ansigt hver dag.
Forstå din målgruppe
Når du forsøger at oprette forbindelse til dit publikum via sociale medier eller andre godkendelser, bør du stole på en person, der kender dit publikum eller i det mindste er villig til at forbedre hans / hendes viden. Sig, at din målgruppe er en gennemsnitlig amerikansk teenager, der bor i en lille by. Du vil drage fordel af at ansætte en virtuel assistent, der kender pulsen af den slags publikum.
Bliver tilgængelig
At forbinde er afgørende, når du arbejder med en virtuel assistent. Takket være internettet er der flere måder at interface med mennesker, der sidder miles væk. Men det er også vigtigt at finde en person, der er komfortabel med dine arbejdstimer. Hvis du f.eks. Sidder i USA, vil det medvirke til at ansætte en virtuel assistent i Malaysia, når du skal være i kontakt dagligt?
Besidder specifikke færdigheder
Bortset fra at have ønskværdige interpersonelle færdigheder, skal personen også have særlige kvaliteter til at få arbejdet gjort. Ostroff har et råd: "Det er vigtigt at bestemme dit unikke færdighedssæt, fokusere på det og delegere resten." Ideen her er at finde den rette balance i joballokering, og for det skal du vælge en person med det rigtige færdighedssæt.
Tag en interesse i at forstå din virksomhed
Ifølge Ostroff, "De fleste virtuelle assistenter finder ikke grunde til at blive investeret i din virksomhed. Og du får hvad du betaler for. "Den rigtige virtuelle assistent bliver mere involveret. Han eller hun ved, at for at hjælpe dig med at forbinde med dit publikum, skal de forstå, hvad din virksomhed handler om. Det er denne forståelse, der hjælper dem med at lære om din strategi og bidrage på den mest effektive måde.
Vis hensigt at lære
Du behøver ikke altid at ansætte en virtuel assistent med flere års erfaring. En forholdsvis mindre erfaren person kan også gøre et godt stykke arbejde, så længe han / hun er fast besluttet på at lære. Du skal muligvis først gifte den person, men pay-offs er større, når du overvejer deres betydeligt lave omkostninger.
Søg feedback
En virtuel assistent seriøs om hans eller hendes arbejde vil være mere proaktiv i at søge feedback for at finde områder til forbedring. Iver for at modtage feedback er en klar indikator for assistentens alvor på jobbet. Ostroff tilføjer: "Det er også vigtigt at give løbende feedback, både godt og dårligt, så din assistent kan lære og vokse."
Hold dig opdateret
Det er vanskeligt at holde øje med, hvad den virtuelle assistent oplever, fordi du ikke er fysisk tæt på hinanden. Men en god virtuel assistent forstår dette, og derfor holder han eller hun dig opdateret fra tid til anden. En god virtuel assisterende vil dele opdateringer for at holde dig orienteret om fremskridt og hjælpe med at eliminere fejlkommunikation.
Lever en detaljeret projektrapport
Professionelle virtuelle assistenter har øje med detaljerne. De anerkender rollen som en detaljeret rapport for at spore projektets status, fremskridt og forbedringsområder. En detaljeret projektrapport hjælper også dig med at vide, hvad du får ud af engagementet, hvilket er til gavn for overvågningen af investeringsafkastet.
Forvent dine behov
En professionel virtuel assistent tager sig tid til at forstå din virksomhed og dens behov. Over tid begynder den virtuelle assistent at foregribe dine forretningsbehov og kan træffe velinformerede beslutninger. Som Ostroff siger, "De bedste virtuelle assistenter er dem der efter lidt tid kan forudse dine behov og komme til dem, før du selv skal tænke over dem."
Assistent Image via Shutterstock
Mere i: Ting du ikke vidste 8 kommentarer ▼
