At holde organiseret er afgørende for at sikre, at kontoret løber glat. Som ledelsesassistent søger du ofte at holde kontoret effektivt, og hvis du ikke er klar, kan tingene blive hektiske. Du bliver bedt om at udføre opgaver dagligt, ugentligt og månedligt. Uden organisation er det nemt at blive forvirret og glemme vigtige frister.
At gøre område
Udpeg en del af dit skrivebord som "to-do" -området i stedet for at have klæbende noter og papir overalt. Placer varer i en kasse eller mappe på dit skrivebord og kontroller det regelmæssigt hele dagen. Når opgaverne er færdige, skal du fjerne emnerne fra skrivebordet til en "færdig mappe" eller til en boks til arkivering. I starten af hver dag skal du lave en komplet liste over opgaver for dagen og sætte den i mappen "to-do". Skrab af opgaver, når de er færdige. Tilføj opgaver, som de kommer til dig, og i slutningen af dagen skal du sørge for alt er færdigt.
$config[code] not foundIndstil dage
Angiv dage til ugentlige opgaver. "Du kan arrangere din uge, så du i hvert fald kan vide, hvad du vil gøre", siger Victoria Moran fra OfficePRO Magazine. For eksempel, vælg onsdag som shred dag og hold papirer, der skal ryddes i en kasse, indtil det er tid. Eller talt små penge på fredage. Dette kan også arbejde med daglige aktiviteter. Moran foreslår at returnere stemme og email på bestemte tidspunkter om dagen. (REF1) På den måde bliver du ikke nødt til at stoppe, hvad du laver ofte i løbet af dagen.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingFarvekodning
Brug af farvekodning kan hjælpe dig med at organisere, hvad der skal gøres og hvornår. "Tænk altid på hvilke opgaver du udfører, og hvor ofte du udfører dem", siger Judith Allen fra Admin Secrets. (REF2) Kode ugentlige tasking en farve som rød; giv daglige opgaver blå, månedlige opgaver gul og så videre. Placer opgaver i kodemapper, tag derefter din kalender og marker hvad der skal gøres med et farvet firkant bagved det. På elektroniske kalendere skal du skrive ordene i opgavefarverne, hvis du ikke kan lave en kasse.
Del ansvar
Deling ansvar er en væsentlig del i at holde sig organiseret. Det kan synes svært, da du er den person, som de fleste opgaver er delegeret til, men det kan gøres. Nogle gange afhænger aktualiteten af din opgave af dine tilsynsførendes og medarbejderes handlinger. Hvis du har ansvaret for at afbalancere bog, giv dine medarbejdere en frist til at vende i deres stubber. Få dem også til at underskrive hver check, at de tager fra bogen. Hvis din chef går på tur, skal han skrive ned eller give en tjekliste over, hvad der skal gøres. Så giv ham en kopi af listen for at sikre, at du begge er på samme side. Giv også medarbejdere specielle mapper til alle småkvitteringskvitteringer i en mappe. På den måde behøver du ikke at gå på jagt efter nogen, når det er tid til at forene skuffen.
