Administrative assistenter spiller en afgørende rolle for at lette aktiviteterne inden for erhvervslivet, juridisk medicinsk og mange andre typer kontorer. På grund af de forskellige opgaver, de udfører, har administrative assistenter brug for en bred vifte af færdigheder, herunder interpersonel kommunikation og organisatoriske færdigheder.
Roller og ansvar
Administrative assistenter besvarer telefonopkald og overfører dem til den rigtige person på kontoret. De hilser også folk, der går ind på kontoret og hjælper med at få dem tilsluttet den rigtige person. Assistenter koordinerer afdelingsmøder og styrer de ledere, for hvem de arbejder. Oprettelse af grundlæggende notater og dokumenter, afhentning af post og arkivering af interne dokumenter er yderligere nøgleroller. I nogle små kontorer tager en assistent også sig af bogføringsopgaverne.
$config[code] not foundPrimære færdigheder
Ud over interpersonelle kommunikations- og organisatoriske færdigheder er også engelsk grammatik og skriftfærdigheder ofte nødvendige for administrative assistentroller. Disse fagfolk interagerer hver dag med administratorer, kunder, kunder og andre kontormedarbejdere og skal formidle vigtige oplysninger på en positiv måde. Integritet er vigtigt i ethvert kontor, men især i virksomheder, advokatkontorer og lægepraksis, hvor administrative assistenter ofte overvåger fortrolige filer. Organisatoriske færdigheder er nyttige til at opretholde et filsystem til nem og effektiv dokumentgengivelse, og engelsk grammatik og skriftfærdigheder er nyttige ved udarbejdelse af interne og eksterne dokumenter og notater.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingSekundære færdigheder
Teknologi, internet og forskning færdigheder er blandt de vigtige sekundære evner for en administrativ assistent. Softwarefunktioner forbedrer de opgaver, som en assistent kan påtage sig, især inden for bogføring og regnskabsføring. Assistenter bliver også bedt om at gennemføre forskning for ledere ved at søge på nettet, foretage telefonopkald eller grave gennem filer, så evnen til at indsamle nyttige oplysninger og organisere det til nem brug af ledere eller andre kontormedarbejdere er en anden nyttig færdighed.
Uddannelseskrav
Et gymnasialt eksamensbevis kombineret med grundlæggende computer- og skrivefærdigheder kan forberede dig på mange administrative assistentstillinger på uddannelsesniveau. Nogle fællesskabskollegier tilbyder administrative assistentprogrammer med mere avanceret uddannelse, hvis du ønsker at få adgang til en bredere, højere betalende administrativ assistentkarriere. Undervisning på jobbet er standard i mange kontormiljøer. Hvis du ønsker at arbejde i bestemte brancher som juridisk eller medicinsk, skal du muligvis tage undervisning eller workshops for at få grundlæggende branchekendskab og terminologiforståelse.
