Records management giver virksomheder mulighed for at bevare og maksimere værdien af oplysninger ved at gemme den korrekt, beskytte den og sikre, at den er tilgængelig og tilgængelig i fremtiden. En rekordleder spiller en væsentlig rolle for at sikre, at information som et aktiv i et firma er sikkert og veldrevet. Ansøgere kræver et kollegium hoved i bibliotek og arkiv administration, eller et nært beslægtet felt. Jobbet kræver også kritisk tænkning, problemløsende færdigheder og evnen til aktivt at overvåge og koordinere store mængder information.
$config[code] not foundDesign og implementering af records management systems
Virksomheder genererer en masse information relateret til salg, markedsføring, menneskelige ressourcer og lager. Uden et ordentligt styringssystem kan identifikation, lagring, cirkulering og bortskaffelse af optegnelser være en vanskelig og en kedelig udfordring. Records ledere overvåger design og implementering af print og elektroniske records styringssystemer som f.eks. Lagring af medarbejderes filer i alfabetisk rækkefølge. En rekordleder kan også designe et referencesystem til at hjælpe brugerne med at få adgang til posterne og sikre, at medarbejderne gemmer udskriftsjournaler i et elektronisk format eller et andet back-up-system, inden de bortskaffes.
Overvågning af implementering af politikker
En records manager definerer og klassificerer poster i henhold til deres tilgængelighed og relevans for interne og eksterne interessenter. For eksempel kan aktionærer få adgang til virksomhedens årsrapport, men ikke medarbejderdata. I en statslig organisation sikrer lederen, at offentligheden kun får adgang til oplysninger, der ikke kompromitterer statens sikkerhed eller innovation. En rekordleder beskriver også procedurer, hvorigennem medarbejdere frigiver poster til eksterne parter som revisorer, føderale agenturer og aktionærer.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingUddannelse
En rekordleder designer og implementerer trænings- og bevidsthedsprogrammer for at oplyse medarbejderne om, hvordan man håndterer optegnelser i overensstemmelse med virksomhedens politikker og retningslinjer. Han sørger for, at medarbejderne forstår arkiveringspolitikker som fortrolighed, nøjagtighed og ægthed. Manglende overholdelse af fastsatte regler resulterer i konsekvenser, som en rekordleder forklarer medarbejdere i hans afdeling. Det er også hans ansvar at tage nye medarbejdere gennem orientering og definere omfanget af deres job inden for rekordafdelingen. Postdirektøren identificerer også behovene i medarbejdernes færdigheder, som evnen til at implementere nye teknologier i styring af elektroniske journaler og arrangerer træningsløsninger, der holder deres færdigheder opdateret.
Optager sikkerhed og opbevaring
Et andet væsentligt ansvar for en rekordleder er at sikre sikkerhed og tilgængelighed af optegnelser. Lederen overvåger sikker opbevaring af poster ved at implementere sikkerhedssystemer. For eksempel kan hun budgettere og implementere installationen af kameraer til overvågning af aktivitet i et arkivbibliotek. Lederen kan også sikre, at bestemte medarbejdere har adgangskoder til en database for at sikre, at kun autoriseret personaleadgang registrerer.
