Administrativ assistents dage er fyldt med flere opgaver, herunder planlægning, afsendelse af e-mails og administration af projekter. Derudover er det nogle gange nødvendigt at tage en besked til din chef, når hun ikke er tilgængelig. En uklar, dårligt skrevet besked kan forstyrre din chef. Hvis du vil imponere hende, skal du give en detaljeret besked, der opsummerer opkaldets art og det ønskede svar. Selvom du ikke er administrativ assistent, kan du lejlighedsvis tage meddelelser til en chef, som ikke er tilgængelig.
$config[code] not foundMens du er på telefonen
Spørg opkaldsmanden, hvis han gerne vil forlade en besked. Hvis svaret er "nej", tag et øjeblik for at opmuntre en besked. Fortæl ham, at din chef vil være i møder hele dagen, så det kan ikke være den bedste løsning at ringe tilbage.
Bed opkald til at give en detaljeret besked. Nogle opkald vil svare med, "Bare ring hende til mig." Desværre kan din chef ikke være tilfreds med en så vag besked. I dette tilfælde skal du svare med "Sikker ting. Hvad kan jeg fortælle hende, det handler om?"
Anmod om et fuldt navn fra den, der ringer op. Fornavne kan forårsage forvirring for din chef. Bare spørg, "Kan jeg få dit fulde navn?" når du tager beskeden ned.
Anmode om opkalds telefonnummer. Selv om dette kan synes indlysende, er det nemt at glemme nummeret, når det er fokuseret på andre aspekter af opkaldet. Hvis den, der ringer op, skal kontaktes via e-mail, skal du skrive det også ned.
Skriv ned alle disse oplysninger på skrotpapir, når du stiller spørgsmålene. Skriv også dato og klokkeslæt for opkaldet.
Omlægning af meddelelsen
Organiser dine noter til opkaldet på et lille stykke papir. Hver besked skal kun fylde et stykke papir. Undgå at skrive mere end en besked på hver slip.
Skriv ned datoen og tidspunktet for opkaldet efterfulgt af for- og efternavnet på den, der ringer op, øverst på papiret. Hvis hun også gav sin stilling eller forhold til din chef, som en revisor eller en leverandør, skriv det her også.
Sammendrag formålet med opkaldet i en kort sætning. Skriv dette under navnet på den, der ringer op. Vær kort og specifik, så din chef behøver ikke at undre sig over hvad det handler om.
Skriv opkaldets telefonnummer nederst i meddelelsen.
Skriv "URGENT" i store bogstaver i øverste højre hjørne af noten, hvis opkaldet var meget vigtigt. De fleste telefonbeskeder falder ikke under denne kategori. Krævende meddelelser henviser til familiens nødsituationer eller forretningsproblemer, der kunne have stor negativ indvirkning på virksomheden.
Relæ meddelelserne til din chef, så snart han er tilgængelig. Når du giver ham hver besked, skal du læse den højt. På denne måde er der ingen chance for, at han vil savne en vigtig besked.
Tip
Ved hvornår skal du tale op. Hvis en besked er virkelig en nødsituation, især med chefs familie, afbryde hende og fortælle hende om opkalderen straks. Nogle ting i livet er vigtigere end et forretningsmøde.
