Sådan bruges kontorudstyr

Så du har sikret en stilling, der arbejder på et kontor, måske som en administrativ assistent eller sekretær. Nu skal du lære den rigtige måde at bruge udstyret på dit kontor, da dit job indebærer at bruge computere, sende faxer, lave fotokopier og meget mere. Ved korrekt håndtering skal udstyret på dit kontor vare i flere år og burde gøre arbejdet lettere. Jo bedre du ved hvordan du bruger udstyret, desto bedre kan du gøre dit job.

$config[code] not found

Brug af kopimaskine

Læs vejledningen til kopimaskinen. Find strømafbryderen, og tænd for maskinen. Tillad tilstrækkelig tid til, at maskinen kan varme op; ældre maskiner kan tage mere tid end nyere modeller.

Løft dækslet og læg det dokument, du ønsker at kopiere med forsiden nedad på glasset. Pas på at placere det korrekt; De fleste fotokopieringsmaskiner har markeringer, der viser, hvor de skal placeres. Sænk dækslet, og vælg det antal kopier, du ønsker at lave, ved hjælp af kontrolpanelet. Tryk "start" og kopien skal begynde.

Brug det automatiske feed på din kopimaskine til at kopiere dokumenter flere sider i længden. Følg guiden ved siden af foderet, placer din stack af dokumenter; mange fotokopimaskiner auto-feed dokumenter med forsiden opad. Se om din kopimaskine har muligheder for automatisk at sortere og hæfte dine dokumenter - de fleste nyere modeller gør det. Vælg disse indstillinger på det digitale display, tryk på "start", og din stak dokumenter kopieres, samles og hæftes for dig.

Brug af en faxmaskine

Læs producentens anvisninger.Kontrollér, at faxmaskinen er tilsluttet en strømkilde og en telefonstik, inden du tænder den. Få faxnummeret til destinationen for den fax, du sender. Ordne de dokumenter, du sender i rækkefølge.

Udfyld et coverark til din fax; Dette vil indeholde modtagerens navn og faxnummer, navnet på din chef eller kontor, faxnummeret til dit kontor, en kort besked til modtageren og antallet af sider, herunder omslaget.

Placer dokumenterne forsiden opad i arkføderen. Indtast modtagerens faxnummer. Tryk på "send" eller "fax" for at sende dokumentet, afhængigt af den maskine du bruger.

Sørg for, at der er masser af blæk i maskinens tonerpatron, og at der er masser af papir, så du kan modtage en fax smidigt. Vent til telefonen ringer, men svar ikke Dette indikerer, at der kommer en fax ind. Lyt efter "håndtryk" toner, der fortæller afsenderens faxmaskine og din faxmaskine kommunikerer. Se din faxmaskine starte udskrivning og vent indtil hele dokumentet er kommet igennem.

Kontroller antallet af sider, du modtog i forhold til nummeret på coverarket for at være sikker på, at hele faxen er kommet igennem. Kontakt afsenderen for at bekræfte kvittering for dette dokument.