Klientlige opgaver, såsom typing, arkivering og besvarelse af kontortelefoner, blev engang henvist til sekretærer, eksekutivassistenter og administrative medarbejdere. Men med flere job, der kræver teknologiske færdigheder, er det ikke en usædvanlig forventning for fagfolk (herunder advokater, læger, lærere mv.) At bruge skrivefærdigheder til at udføre deres daglige opgaver. Fordi mange arbejdstagere bruger computere, er kontorarbejde blevet en væsentlig del af praktisk taget ethvert job og erhverv. GoodTemps bidragyder Carissa Doshi diskuterer, hvorfor disse seks skrivefærdigheder er afgørende for kontorarbejdere: skrivning, arkivering, dataindtastning, telefonbrug og færdigheder med Microsoft Word og Excel.
$config[code] not foundTypiske Office Færdigheder
Uanset om du ansøger om at være en eksekutiv assistent eller en advokat, skal du have nogle skrivefærdigheder. Afhængigt af din rolle kan du måske ikke henvise til disse færdigheder som strengt klientiske - beskriver dem som kontorfærdigheder kan være mere præcise.For eksempel vil en administrativ assistent naturligvis tilbringe størstedelen af hans arbejdsdag, der udfører kontorlige opgaver. Når det er sagt, er advokater, sygeplejersker og andre fagfolk også afhængige af deres skrivnings- og beslægtede teknologiske færdigheder i udarbejdelse af klientbreve, sammensætning af medicinsk kontorsbesøgsoversigt, skrivning af juridiske briefs eller noter på den bærbare computer under prøveperioden. Den administrative assistent kan henvise til hans "klientiske færdigheder", når han beskriver sine kvalifikationer, mens medarbejderadvokaten ganske enkelt kan bruge udtrykket "kontorfærdigheder" til at forklare, at hun kender sin vej rundt om et tastatur. Du skylder den udbredte og tværfunktionelle brug af kontorlige og typiske kontorkompetencer til computere, bærbare computere, tabletter og smartphones.
Forbedre din evne til at skrive, Microsoft Word og Excel
Forstå placeringen af bogstaver på tastaturet og bogstaverne, hvorpå du hviler på dine fingre er nøglen (ingen ordspil beregnet) til hurtig og præcis skrivning. Inden du sender din ansøgning til et job, der beder om at skrive som en krævet kvalifikation, skal du foretage en online typetest som den, der tilbydes på LiveChat. En online typingstest måler din hastighed (ord pr. Minut eller WPM) og nøjagtighed. Mange arbejdsgivere sætter pris på nøjagtighed over hastighed. Hvis du for eksempel skriver 100 ord i minuttet, og din nøjagtighed kun er 60 procent, vil du bruge tid til at rette op på dine fejl. Du kan lige så godt stræbe efter at skrive 50 WPM med 100 procent nøjagtighed. Der er masser af online tutorials til at hjælpe dig med at forbedre dine skrivefærdigheder.
Klientfærdigheder i dag er generelt synonymt med evnen til at bruge produktivitetsapplikationer - som f.eks. Microsoft Word, Excel og ofte PowerPoint og Access - på computeren. Din færdighed med Microsoft Word, Excel og andre software applikationer afhænger til dels af dine skrivefærdigheder. Det samme med dataindtastning. Når du komponerer korrespondance, rapporter eller andre skriftlige materialer i et fortællingsformat, vil du sandsynligvis bruge Microsoft Word. De regneark, du opretter, kræver dataindtastningsevner og -kendskab til Microsoft Excel. Begge kræver nøjagtighed og i nogle tilfælde hastighed afhængigt af hvor hurtigt du skal producere dit arbejde. Udtrykket "dataindtastning" refererer normalt til tastaturkompetencer (dvs. typing), der involverer tal, sammen med dit niveau af komfort med højre side af tastaturet, der ligner en 10-nøgle tilsætningsmaskine.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingTelefon og kontor kommunikation
Sekretærer, administrativ assistenter og receptionister er generelt forpligtet til at besvare kontortelefoner, som kan variere fra en enkelt telefonlinje til en telefonlinje med flere linjer eller et tavle-lignende Voice Over Internet Protocol (VOIP) system.
Uanset antallet af telefonlinjer, du skal svare på, er korrekt telefon etikette et vigtigt område af kontorarbejde. En kontorarbejders sædvanlige telefonopgaver omfatter svar på en klar og professionel måde til opkaldere, samt at vide, hvordan man korrekt leder og omdirigerer opkald. Selvom du ikke er receptionist, bør du vide den rigtige måde at reagere på opkaldere, hvis du modtager et misdirected call. Hvis du ansøger om en ikke-administrativ stilling, skal du ikke angive telefonkundskaber på dit CV - bare henvise til dine skriftlige og verbale kommunikationsfærdigheder, fordi det er usandsynligt, at du vil blive tildelt telefonopgave. På den anden side, hvis du er interesseret i en ikke-administrativ stilling, og du er receptionisten, eller hvis du forvalter det administrative personale, skal du angive din viden om komplekse telefon- eller tavleanlæg, så det er klart, at du er bekendt med udstyret.
Beskrive dine klare evner
Hvordan du beskriver dine færdigheder og evner kan afhænge af den stilling, du søger. Hvis jobannoncerne specifikt angiver, at kontorlige opgaver er en del af jobbet, så skal dit CV og din ansøgning i hvert fald indeholde en sektion for "Clerical Skills." I dette afsnit angiver du de softwareprogrammer, du har dygtige til; Hvis du er en avanceret bruger, skal du medtage det i din beskrivelse. Hvis du har træning eller certificering i disse ansøgninger, kan du også medtage det i beskrivelsen af dine evner eller i en anden del af dit CV for uddannelse og certificeringer. Desuden, hvis du har et betydeligt antal års erfaring med brug af visse applikationer, skal du også oplyse det.
For eksempel kan dit CV sige: "Microsoft Word - 10 års erfaring, herunder stærk færdighed med at skabe komplekse rapporter, komponere korrespondance og udnytte mail-fusion funktioner til effektiv håndtering af masseforsendelser. Microsoft Excel - 8 års erfaring, inklusiv 3 år ved hjælp af funktioner som oprettelse af multi-reference formler, pivottabeller og VLOOKUP. "
Hvis du ansøger om et job, hvor du ikke er en del af administrationsholdet, eller hvis du ikke ansøger om et kontorarbejde, skal du overveje at beskrive dine tekniske evner på en måde, der ikke lader til, at du er en revisor, der søger sekretær position. Hvis jobannoncerne f.eks. Er for en revisor med kendskab til software- og produktivitetsapplikationer, skal du ikke angive "Clerical Skills" på dit CV. Medtag en kort beskrivelse af din færdighed med specifikke applikationer, som Microsoft Excel, Access og PowerPoint - det er ofte de applikationer, som medarbejdere i professionelle roller skal bruge. Igen, hvis du er en avanceret Excel-bruger eller har modtaget træning eller certificering i en ansøgning, som revisorer bruger, skal du inkludere det på dit CV. Du kan bruge overskriften "Produktivitetsprogrammer" eller noget lignende, så det ikke ser ud til, at du er mere fokuseret på de klare aspekter af det job, du vil have, i stedet for de kvalifikationer du bringer til bordet for en højere position.
Administrative assistentjobs kræver kvalifikationer
Administrativ assistent roller kræver kontorfærdigheder, selv om jobannoncerne måske ikke specifikt siger "Her er de administrative færdigheder, du har brug for til at fungere i denne rolle." Arbejdsopgaverne er eksempler på opgaver, der kræver skrivefærdigheder. Her er en prøve jobannonce for en administrativ assistent position, der kræver kontor og kontor færdigheder:
ABC Folkesundhedsinstituttet søger en administrativ assistent til at støtte laboratoriet for folkesundhed og bistå med den daglige drift af folkesundheds laboratorier. Denne administrerende administrativ assistent vil være placeret på instituttets syvende etage for at hilse på besøgende, studerende, fakultet og personale. Ud over at yde det højeste niveau af kundeservice, vil denne person yde generel kontorstøtte til laboratoriebaseret fakultet og personale samtidig med at bistå Public Health Laboratory Manager og Public Health Institute Executive Director med en række administrative aktiviteter og relaterede opgaver.
Den administrerende administrativ assistent vil: Velkommen, orienter og henvis til besøgende; direkte telefonopkald, tage beskeder og besvare forespørgsler om folkesundhedsinstitutet og folkesundhedslaboratorierne; bistå med bestilling, modtagelse, opbevaring og distribution af kontor-, laboratorie- og undervisningsartikler bistå med andre relaterede administrative opgaver såsom fotokopiering, faxning og arkivering efter behov overvåge og genoprette kontorartikler på daglig basis, herunder forsyninger som papir og toner til kopimaskiner og printere; overvåge konferencelokalerne regelmæssigt for at sikre, at de er tilstrækkeligt fyldt med kontorartikler og præsentationsmaterialer; opretholde renlighed og sikkerhed i arbejdsmiljøet i den centrale kontor suite og andre offentlige områder i hele syvende etage følg sikkerhedsprocedurer for medarbejdere og kræve overholdelse af sikkerhedsprocedurer for besøgende i hele kontorlokalerne placere ordrer ved hjælp af interoffice indkøbsprocessen, og opretholde regnskabet for ordrer og forsyning forbrug i hele syvende etage reservere syvende etage konferencelokaler til folkesundhedsinstitutet; fungere som det vigtigste kontaktpunkt for laboratoriumets fakultet og personale indsende vedligeholdelsesanmodninger for kontorudstyr og inventar koordinering afhentning og levering af overnight og express mail tjenester (fx FedEx, UPS); og tjene som primært kontaktpunkt for fakultet, besøgende og studerende.
Personale regnskabsmedarbejder (ikke-administrative) job kræver kvalifikationer
Ligeledes er der andre stillinger, der ikke er administrative assistent-type roller, men det kræver lignende skrivefærdigheder, som f.eks. En revisor. Denne prøve jobannoncering for en medarbejder revisor har flere pligter, der kræver administrative færdigheder. Men de er ikke specifikt opført som kontorlige eller kontormæssige færdigheder. For eksempel:
Personalekonomen for XYZ Industries er ansvarlig for at udarbejde journalposter, månedlige og årlige afslutninger, bankafstemning, vedligeholdelse af faste aktiver og generalforsamlingens afstemning. Derudover deltager du i overholdelse af revisionsplaner for rapporteringsprocesserne og arbejder sammen med vores eksterne revisorer for kvartalsvise anmeldelser og årlige revisioner. Større ansvarsområder - udarbejde journalposter og kontosammenligninger, herunder, men ikke begrænset til, kontanter, forudbetalte udgifter og lønningslister udføre månedsafslutning, journalposter, uden tilsyn opretholdelse af anlægsaktiver, afskrivninger og afstemning analysere resultatopgørelser og balancer og formidle resultater til ledelsen deltage i institutionelle initiativer bistå i slutningen af kvartals- og kvartalsafslutningen, herunder månedlig finansiel afslutning af arbejdsbogen implementere, vedligeholde og overholde interne kontroller under SOX og regnskabsprocedurer, der sikrer overholdelse af GAAP rapportere om økonomiske data og formidle det på en nyttig og forståelig måde administrere kapitaludlejning og månedlige betalingsplaner.
Jobkrav omfatter: Beviste analytiske færdigheder, som f.eks. At identificere problemer, indsamle relevante data, trække gyldige konklusioner og anbefale forbedringer og korrigerende handlinger; Erfaring med fakturering og fortrolighed med kontoafstemning kundefordring erfaring foretrukket, samt færdigheder med Microsoft Excel; Grundlæggende viden i journalposter og leverandørers oplevelse; organisatoriske, skriftlige og verbale kommunikationsfærdigheder; og evne til at arbejde inden for regneark og databaser dedikation og nødvendige færdigheder til at opfylde kritiske forretningsfrister.
Undervurder aldrig relevansen af den klare erfaring
Uanset om du ansøger om at være en administrativ assistent eller en retstvistsadvokat, skal du ikke undervurdere betydningen af skrivefærdigheder eller lærerfaring. At kende din vej omkring kontoraktiviteter og kontorfærdigheder er en nyttig kvalifikation i ethvert job. Din fortrolighed med kontorprocesser og hvordan man styrer dem er naturligvis afgørende for en administrativ rolle. Hvis du ansøger om en rolle, hvor du forventes at føre tilsyn med kontorpersonale, har du brug for ledelsesevner. Men forståelsen af vigtigheden af kontorfærdigheder er også værdifuld, fordi det betyder, at du kan koordinere arbejdsbyrder og styre arbejdsforventningerne hos andre, der rapporterer til dig. Desuden foreslår i en ikke-administrativ eller ikke-klerisk rolle, der har kontorkompetencer, at du er i stand til at pitche som et teammedlem, når administrativ assistent eller sekretær ikke er tilgængelig eller arbejder på andre prioriteter.
