Forestil dig at blive tvunget til at rifle gennem arkivkabinetter på jagt efter en gammel mappe med et vigtigt stykke dokument, som du har brug for til at løse en kundeforespørgsel.
Nå, at finde sådan information i et arkiveret dokument kan beskatte, frustrerende og uden tvivl bremse dig. Men når du scanner dine gamle dokumenter og gemmer dem i en elektronisk database, kan det gøre dokumentstyringen meget enklere og mere effektiv til din virksomhed.
$config[code] not foundHvad er dokumentscanning?
Dokumentscanning, også kendt som dokumentafbildning, er simpelthen defineret som processen med at indfange et digitalt billede af et papirdokument (eller en mikrofilm).
"Det er, hvordan dine papirdokumenter omdannes til elektroniske søgbare billeder, hvilket kan yde stor hjælp til din forretningsproces." Neil McKeever, en dokument billedkundespecialist med den britiske baserede dokumenthåndtering og scanningstjeneste Kefron, fortalte Small Business Trends i et email-svar.
Hele processen med at konvertere fysiske dokumenter til digitalt format omfatter også scanning og indspilning af billedet ved hjælp af OCR-software (Optical Character Recognition). OCR genkender intelligent de digitale billeder og ændrer dem til tekstdokumenter for at tillade søgeord inden for et dokument.
"Når du er færdig korrekt, kan dokumentskanning ændre din virksomhed til det bedre, og spare både tid og penge," tilføjede McKeever.
Forretningsmæssige fordele ved scanningsdokumenter
Ifølge McKeever, hvis opgave er at hjælpe små og erhvervskunder med at implementere og vedligeholde deres informationsstyringssystem på de mest effektive og rettidige måder, er der en række årsager til, at dokument scanning (eller billeddannelse) kan være værdifuld for din virksomhed.
Han forklarer seks vigtige fordele ved dokumentscanning for virksomheder:
1. Dokumentscanning sparer tid og penge
Med nem adgang til alle dine filer og dokumenter ved et klik, vil du eller dine medarbejdere ikke skulle spilde tid på at søge gennem kasser og filer i et forsøg på at finde det dokument, du har brug for. Du betaler ikke personale for en opgave, der kan tage timer, når det skal udføres inden for få sekunder.
2. Dokumentscanning forbedrer din kundeservice
Med dokumentafbildning kan du digitalisere alle dele af en fil og indeksere den med en række metadata. Det betyder, at hvis du har brug for en bestemt information - f.eks. Et fakturanummer - kan du finde det med det samme. Dette er især nyttigt, hvis du vil opfylde dine kunders behov så hurtigt som muligt.
3. Dokumentscanning reducerer lagerplads
Ved at konvertere alle dine fysiske dokumenter til digitale filer, behøver du ikke længere at gemme dem, hvor de er tæt på hånden. De kan bokses op og afsendes til sikre, dedikerede websteder, frigøre plads på dit kontor til vigtige ting og reducere omkostningerne forbundet med papirfillagring.
4. Dokumentscanning forbedrer sikkerhed
Da du ikke behøver disse papirfiler på stedet, kan du beholde dem i dedikerede lagringsfaciliteter, der har fremragende sikkerhedsprotokoller. Du behøver heller ikke bekymre dig om sikkerhed på dit kontor, da alle digitale filer og sikkerhedskopier kan opbevares eksternt på meget sikre servere.
5. Dokumentscanning giver dig mulighed for at dele og samarbejde
En anden stor fordel ved digitale filer over papirer er dokumentdeling. Flere kolleger kan få adgang til det samme dokument, når det er nødvendigt, hvilket reducerer spildtid endnu en gang, hvor papirfiler skal sendes fra en afdeling til en anden.
6. Document Scanning hjælper dig med at overholde Compliance Regulations
Endelig kan du finde ud af, at overensstemmelsesprocedurer i din branche kræver, at du beholder nogle dokumenter digitalt såvel som fysisk. At sikre en sikker og effektiv dokument billedløsning på plads nu kan spare tid og kræfter ned på linjen.
Scanner foto via Shutterstock
3 kommentarer ▼
